Gute Karten für die Hotellerie - wenn das Pferd von der richtigen Seite aufgezäumt wird

Der Nächtigungszuwachs in Wien ist höher als der Zuwachs im Angebot. Gute Nachrichten für die Hoteliers. Aber davon profitieren nur diejenigen, die sich mit starken USPs positionieren, sich bewusst mit dem Generationenthema auseinander setzen und ihre Hotels den Anforderungen ihrer Zielgruppe gemäß ausrichten. Emotionen sind der Schlüssel zum Herz der  Gäste, um den Druck auf die Zimmerrate zu entschärfen. Martina Maly-Gärtner ist Geschäftsführerin bei Michaeler & Partner und hat schon viele Hotelprojekte begleitet. Sie erlebt in vielen Hotelbetrieben den Generationenkonflikt, wenn junge Visionen und Lebenserfahrung auf einander stoßen. Im Interview teilt Maly-Gärtner ihre Markteinschätzung auf Trends und Entwicklungen und gibt Tipps, wo es leider keine Patentrezepte gibt.

Gibt es spannende Trends in Sachen Hotel und Hotelimmobilie, die Sie am Markt beobachten? Internationale Konzepte die auch in Österreich interessant wären?

Die Budgethotelerie hat in den letzten Jahren nicht nur Österreich aber auch ganz Westeuropa erobert. Einen nächsten starken Trend sehen wir im Bereich "Serviced Apartments". Viele internationale Betreiber wollen in der DACH Region (Deutschland, Schweiz, Österreich) Fuß fassen. Diese Entwicklung kommt stark mit dem Trend der Mobilisierung und der Veränderung der Arbeitswelt. Menschen arbeiten für verschiedenen lange Perioden an verschiedenen Plätzen, haben zwar Ihre Home Base im Heimatland, aber suchen auch unter der Woche ein familiäres Umfeld, in dem sie sich wie "zu Hause" bewegen können.

Um den Hauptbahnhof in Wien entstehen viele Hotelprojekte und einige gibt es ja schon. Ist diese Konzentration nicht schon etwas zu groß?

Der Standort ist direkt neben dem Hauptbahnhof und in diesem Stadtentwicklungsgebiet eine A Lage. Ich glaube eher, dass Projekte bzw. Hotels, die in einer nicht so präferierten Lage sind, einen Nachteil verspüren werden. Weiters hat man es geschafft, einen sehr guten Mix an Produkten zu entwickeln. Gesamtheitlich gesehen: Derzeit übersteigt der Nächtigungszuwachs in Wien noch den Angebotszuwachs. Sofern der Nächtigungszuwachs anhält, der leider derzeit vor allem jetzt im Sommer durch die Terror und Flüchtlingssituation etwas eingetrübt ist, anhält, wird es Aufgrund des Rücklaufs der Neuentwicklungen ab 2018 eine positive Auswirkung auf die Auslastungszahlen geben. Ein Druck auf die Zimmerrate wird auf jeden Fall bis dahin anhalten.

Die Besetzung von Nischen und die Entwicklung des eigenen Brands sind ein wichtiger Erfolgsfaktor. Wie schafft man in einem Markt, wo es schon fast alles gibt, noch eine sinnvolle Differenzierung?

In der Privathotellerie muss man Erlebnisse und somit Emotionen verkaufen. Die Betriebsführung muss eine ganz klare Vision vorgeben, die auch vom Betrieb gelebt wird. Diese Vision gilt es gemeinsam zu definieren, damit jetztendlich alle in dieselbe Richtung schauen! Dabei sind natürlich wichtige Trends wie die Digitalisierung, Individualisierung, Gesundheit und Nachhaltigkeit zu beachten. Es sollten auch 2-3 USP's (Unique Selling Propositions) ausgearbeitet werden, die den Betrieb maßgeblich vom Mitbewerb unterscheiden. Ein Patentrezept für eine Positionierung gibt es nicht!

Thema Generationenwechsel: Wo sind hier die meisten Konfliktpotentiale?

Die junge Generation hat Visionen und würde gerne Neues umsetzen, die alte Generation kann aber schwer loslassen. Speziell im Bereich Mitarbeiterführung sowie im Marketing und Vertrieb in einer sehr digitalen Welt scheiden sich die Geister. Auch stehen oft wenig Reserven größere Investitionsstaus gegenüber. Das Betrifft vor allem Bereiche der Technik und Ausstattung. Wer soll hierfür das Risiko übernehmen?

Was sollten Hoteliers vor jedem Bauprojekt wissen und beachten, damit dabei alles gut geht?

Ganz klar die Produktpositionierung. Erst muss man wissen, "Wer will ich sein und was kann ich gut?" , "Was hebt mich vom Mitbewerb ab?" und "Was braucht der Markt/Standort". Danach wird der Flächenbedarf ermittelt und somit die Investitionskosten der zukünftigen Profitabilität gegenüber gestellt. Erst wenn hier eine gute Balance entsteht dem eine ausgewogene Finanzierung zugrunde gelegt werden kann, soll mit der Umsetzung gestartet werden. Oft wird das Pferd von hinten aufgezäumt und es wird ohne Grundlagen geplant und gebaut, dann ist es nur leider zu spät. Wichtig ist, dass jedem m² Fläche ein wirtschaftlicher Nutzen zugeführt wird!

Haben Sie Tipps für Hoteliers in Richtung Mitarbeiterführung und HR Strategie?

Die neue Generation tickt auf jeden Fall anders. Sie wollen wenig Hierarchien, selbst Entscheidungen treffen bzw. in Entscheidungsprozesse involviert werden und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Das klingt alles einfach in einer Zeit, in der man in der Ferienhotellerie extrem schwer lokale, gute Arbeitskräfte finden kann. Auch hier muss man sich vom Mitbewerb abheben und die guten für sich zu gewinnen. Gute Mitarbeiterunterkünfte sind fast schon ein MUSS. Ich denke aber auch, dass dem Arbeitsplatz im Tourismus generell wieder mehr Stellenwert gegeben werden muss, hier sind die öffentlichen Stellen gefragt.

Martina Maly-Gärtner treffen Sie persönlich bei der Konferenz Hotel Optimal am 18. Oktober 2016. Mehr Infos unter www.ghezzo.at

Aktuelle Studie: 5 Schlüsselfaktoren für Erfolg mit INDUSTRIE 4.0

Anlässlich des angekündigten Vortrages beim 9. Confare CIO SUMMIT haben wir mit Dr. Benjamin Kettner, CTO der ML!PA Consulting GmbH  und Wirtschaftsinformatik Prof. Dr. Thomas Pietsch aus Berlin ein e-Interview zum Stand von Industrie 4.0 und die Auswirkungen auf Unternehmen. Die geschilderten Erfahrungen und Erkenntnisse basieren auf zwei gemeinsam durchgeführten Projekten. Im ersten Projekt wurden Experten aus ausgewählten Unternehmen (Einzelfertiger, Massenfertiger, Energie, Logistik) zu ihrer Haltung und ihrer Einschätzung zum Thema „Digitalisierung“ befragt und ausgewertet. Im zweiten Projekt, das noch läuft, wird das RAMI 4.0 (Referenzarchitekturmodell Industrie 4.0) in handhabbare Subsets zerlegt und auf die Belange von Unternehmen mit speziellen fachlichen Einsatzbereichen angepasst.

Wie weit ist die Digitalisierung in unterschiedlichen Branchen?

Digitalisierung im Energiesektor:

Im Energiesektor sind die Anlagen, also Photovoltaik, Windkraft, konventionelle Kraftwerke oder Biogasanlagen, meistens mit umfangreicher Sensorik ausgestattet. Diese Sensoren sind nötig, um den Betrieb zu überwachen. Allerdings „kocht hier jeder Hersteller und Betreiber sein eigenes Süppchen“. Es findet beispielsweise in einem Windpark, in dem Anlagen nahezu aller größeren Hersteller anzutreffen sind, keine anlagenübergreifende Kommunikation der gesammelten Daten statt.

Wenn Sie wissen, dass die Wartungskosten alleine im Betrieb einer Offshore-Windenergieanlage im Millionenbereich liegt und bei herkömmlichen Onshore-Anlagen bis zu 30% der Errichtungskosten betragen, dann können Sie sich vorstellen, wie groß das Potenzial in der Energiebranche ist, das durch eine Digitalisierung ausgeschöpft werden kann.

Die an unserem Projekt beteiligten Experten der Energiebranche waren sich einig, dass die Umsetzung der ‚vierten industriellen Revolution’ in ihrer Branche noch in den Kinderschuhen steckt und dass das Thema Mensch hier höchstens am Rande stattfindet. Dabei wäre eine 360-Grad-Sicht, die den Menschen bei Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten in den Mittelpunkt stellt und eine zentrale Plattform für den Wissenstransfer darstellt gerade hier ein großer Gewinn.

Digitalisierung in der Massenproduktion:

Digitalisierung im Sinne von Erfassung und Auswertung von Produktionsdaten ist für Massenfertiger eigentlich nichts Neues. Bereits vor Jahren kursierten hier ja bereits die Begriffe CAM (Computer Aided Manufacturing) und CIM (Computer Integrated Manufacturing). Allerdings sind in der industriellen Massenproduktion die Situationen der Player auch sehr breit gefächert. Einerseits sind hier die Margen oftmals so gering, so dass sich ein Nachrüsten von Produktionsstrecken nicht rechnet, in anderen Fällen gibt es durch das Überwachen und Feinsteuern der Fertigungsprozesse ein erhebliches Potenzial für die Qualitätssteigerung oder  sicherung.

Trotz langjähriger Erfahrungen sieht sich die Branche noch lange nicht auf der Zielgeraden bei der Umsetzung der digitalisierten Produktion. Ein Interviewpartner aus einem Branchenverband schätzte sogar, dass es noch bis zu 30 Jahre dauern könnte, bis die Vision der vernetzten Produktion hier vollständig umgesetzt und das Potenzial, der menschlichen Tätigkeit einen Qualitätsschub zu verleihen, ausgeschöpft sei. Die Unterstützung der am Produktionsprozess beteiligten Menschen stellt hier das vorrangige Ziel dar.

Digitalisierung in der Einzelfertigung:

Auch im Bereich der Einzelfertigung wird der Begriff ‚Industrie 4.0’ eher als eine Fortsetzung begonnener Wege unter einem neuen Schlagwort gesehen. Da es hier allerdings um die Optimierung einer Produktion mit der Losgröße 1 geht, stellt die erhöhte Transparenz der Produktion bei den für einzelne Kunden konfigurierten Einzelstücken allerdings einen zusätzlichen Mehrwert dar, der in der Massenfertigung nicht von Bedeutung ist.

Ebenfalls für einen Mehrwert sorgt ein Monitoring, das in Echtzeit Informationen zum Produktionsprozess liefert und die Möglichkeit bietet, die Frequenz der Produktionsplanung erheblich zu erhöhen und dadurch nicht mehr „zeitaufwändig an der Realität vorbei“ zu planen. Das Potenzial der Digitalisierung steckt für Einzelfertiger also in der Transparenz und in der Geschwindigkeit, mit der die Planung auf veränderte Marktanforderungen reagieren kann. Beim Customizing der Produkte stehen die beteiligten Menschen mit ihrer Fachkompetenz und vor allem mit einer vertrauensvollen Kommunikation mit dem Kunden in einer besonderen Verantwortung. Hier wird auch ein Mehrwert in Technologien wie Augmented Reality und Assistenzsystemen gesehen, die den Menschen bei seiner Arbeit unterstützen.

Digitalisierung in der Logistik:
Durch sehr hohen Zeit- und Kostendruck steht die Logistikbranche schon seit langem unter dem Druck, ihre Prozesse optimieren zu müssen. Eine Digitalisierung sowie die digitale Unterstützung des Planungsprozesses sind deshalb hier schon sehr weit entwickelt. Vor allem aus seiner Rolle als Schnittstelle zwischen geschäftlich handelnden Akteuren, die ihrerseits mit einer erhöhten Transparenz und Vernetzung in ihren jeweiligen Branchen die Rahmenbedingungen verändern, erwachsen für die Logistik ständig neue, komplexe Herausforderungen. Ein wesentliches Ziel ist es dabei, den Aufwand für die Logistik so gering wie möglich zu halten und neben der höheren Transparenz durch eine verbesserte Planung die Auslastung zu verbessern. Das führt dazu, dass die Logistik stärker als andere untersuchte Branchen offen ist für neue Technologien wie z. B. Assistenzsysteme für Fahrer und Lageristen sowie die IT-unterstützte Auswertung von Daten für die Prozessoptimierung.

Eine Lösung für die Erfassung und Verteilung von Daten durch räumlich verteilte Systeme in den Flotten existiert bislang zwar nur teilweise, aber die in der Logistik arbeitenden Menschen denken prozessorientiert und sind es gewöhnt, IT-Systeme zur Optimierung zu nutzen.

Was sind die 5 wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiche Industrie 4.0 Projekte?

1.           Wer Industrie 4.0 will, der muss zuerst seine schriftlichen Hausaufgaben machen, also alles transparent dokumentieren und verfügbar machen, um seine Prozesse im Griff zu haben, also genau zu wissen, wann wo was geschieht. Nur dadurch ist es den Mitarbeitern möglich, den Überblick über die automatisierten Prozesse zu behalten.

2.           Wer Industrie 4.0 will, der muss den Menschen mitnehmen, also sowohl Qualifizierung also auch Mitarbeiterführung auf die veränderte Situation anpassen, also Management 3.0 beherrschen.

3.           Wer Industrie 4.0 will, der muss mit allem rechnen, also ein hohes Maß an Aufmerksamkeit für die Aktivitäten und ihre Wirkungen haben und damit sind die Belange einer veränderten Kommunikation genauso gemeint, wie Haftungsfragen bei einer automatisierten Produktion. Eine automatisch gesteuerte Produktionskette kann dem Menschen nicht nur die Arbeit erleichtern, sie kann auch zur Gefahr für den Mitarbeiter werden.

4.           Wer Industrie 4.0 will, der muss die Karten neu mischen, also bereit sein, die Positionen aller Protagonisten zu verschieben, ihnen neue Rollen und neue Positionen zu geben und sie in neue Relationen einzufügen.

5.           Wer Industrie 4.0 sagt, der muss den Gesamtkontext sehen, also dass es sich hierbei nicht um eine technische, sondern um eine sozio-technische Entwicklung handelt, die allerdings keine Revolution ist, sondern eine Evolution und bei der trotz aller technischen Automatisierungen der Mensch weiterhin die Verantwortung für alles das trägt, was im Unternehmen geschieht.

Erfahrungsaustausch und Weiterbildung sind wichtige Faktoren um den Wandel zu bewältigen. Das 9. Confare CIO SUMMIT mit dem Motto: „Im Mittelpunkt: Der Mensch“ bietet dazu „den österreichischen IT Treffpunkt von internationalem Format“. Hier wird der CIO AWARD verliehen in Zusammenarbeit mit dem Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität St. Gallen und EY im Rahmen des 9. CIO & IT-Manager Summits am 6. und 7. April 2016 verliehen. Anmeldung und Details auf www.ciosummit.at

www.ciosummit.at

Enterprise Architecture Management (EAM) als Erfolgsfaktor im Digitalen Wandel

Welche Rolle spielt Enterprise Architecture Management (EAM) als IT Enabler in österreichischen Unternehmen?

Diese Frage stellen die Experten aus dem Hause EY und wir von Confare. Ihr Input ist gefragt – in wenigen Minuten haben Sie den Fragenkatalog durch und erhalten im Gegenzug kostenlos die Studienergebnisse.
In den Vorbereitungen haben wir ein Gespräch geführt mit Bernd Schwarzer, der bei EY Österreich für Enterprise Architecture Management zuständig ist.

Was sind die drei wichtigsten Gründe für Enterprise Architektur im Unternehmen?

EAM ist ein Werkzeug zur Gestaltung der Gesamt-IT eines Unternehmens. Als wichtige Ziele sehe ich dabei Business / IT Alignment, IT Agilität und das Etablieren eines strategischen IT Zielbildes.

·        Business/IT Alignment sorgt für eine IT, die das Unternehmen optimal in der Umsetzung seiner Geschäftsstrategie unterstützt. EAM bildet dabei die Schnittstelle zwischen Business und IT. Von der konkreten Unternehmenssituation ausgehend werden strategische und taktische Business- und IT-Demands identifiziert und in IT Strategien und Lösungen übersetzt.

·        Da sich die Geschäftsrahmenbedingungen immer dynamischer ändern, rückt dabei zunehmend die Agilität als Ziel in den Vordergrund. Die IT ist fachlich und technisch so auszulegen, dass Änderungen möglichst kosteneffizient und rasch umgesetzt werden können. Speziell in Unternehmen mit einem hohen Legacy Anteil oder bei M&A Aktivitäten stellt das oft eine Herausforderung dar. Modularisierung von IT Domänen, Wiederverwendung von Anwendungskomponenten mittels SOA oder Pace Layering zur Ermöglichung einer bimodalen IT sind typische Lösungsansätze.

·        Im Endeffekt soll die IT einen kontinuierlichen Wandel unterstützen, und den gilt es dann in ein mittel- bis langfristiges IT Zielbild zu gießen und daraus konkrete Umsetzungsprojekte abzuleiten. In vielen Unternehmen wird die IT aber stark dezentral durch die einzelnen Fachbereiche gesteuert. Dadurch werden zwar lokale Interessen gut befriedigt, aber im Gesamtkontext kommt es oft zu redundanten oder sogar widersprüchlichen Entwicklungen. Dann hat man plötzlich zwei redundante Produktsysteme oder doppelte Datenstrukturen im DWH, weil die Fachbereiche genau ihre Anforderungen umgesetzt haben wollen, ohne dass jemand konsolidierend eingreift – auch das ist Aufgabe von EAM.

Welche Rolle spielt EAM wenn es um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens im Zeitalter der Digitalisierung geht?

Das beschränkte IT Budget sollte gezielt in jene Schwerpunkte investiert werden, die das Unternehmen geschäftsseitig am meisten voranbringen. In der Vergangenheit waren das üblicherweise rein fachlich getriebene Themen, wie die Einführung eines flexiblen Produkteditors oder Prozessautomatisierung durch ein BPM Tool. Durch die Digitalisierung entstehen nun aber zunehmend aus der IT heraus neue Marktchancen und auch Risiken, die ganze Marktbranchen durcheinander wirbeln. EAM analysiert, wie sich IT Trends am Markt auswirken, welche davon ab wann für das Unternehmen Bedeutung haben und welche konkreten Prototypen und Anwendungsmöglichkeiten realisiert werden sollten. In diesem Kontext tritt die IT Agilität als Ziel besonders in den Vordergrund.

Wer sollte sich im Unternehmen mit EAM befassen?

Zum einen muss man mit dem Vorurteil aufräumen, dass EAM eine Techie-Angelegenheit sei. EAM kann seinen Nutzen nur in der Kombination von Fachlichkeit und Technik entfalten. Dennoch sehen wir, dass die Geschäftsarchitektur in vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt.

EAM sollte darüber hinaus Chefsache sein. Oft kann nur der CIO seine Architekten in die Lage versetzen, auf Augenhöhe mit den Fachbereichen zu arbeiten. Und dafür zu sorgen, dass die Architektur-Powerpoints keine bunten Bilder bleiben, sondern auch in die konkrete Budgetierung und das Portfoliomanagement einfließen und dass EAM Richtlinien auch umgesetzt werden.

Und dann gibt es noch die angrenzenden Bereiche, wie Demand Management, Projektportfoliomanagement oder IT Controlling, wo eine enge Verschränkung mit EAM zu schaffen ist. Natürlich muss man dabei aber Augenmaß bewahren – in einem Unternehmen mit ein, zwei Kernanwendungen besteht klarerweise weniger Bedarf an EAM als in einem internationalen Konzern mit hunderten Anwendungen.

Welchen Nutzen können die Teilnehmer an unserer EAM Studie aus den Ergebnissen generieren?

EAM ist im Vergleich zu anderen IT Disziplinen noch relativ jung und entwickelt sich dementsprechend noch weiter. Es gibt einige Marktanalysen, laut denen EAM in größeren oder IT-affinen Unternehmen international mittlerweile aber weit verbreitet ist. Was uns zu der Studie veranlasst hat, ist die Neugierde, wie es damit in Österreich aussieht. Ist Österreich am Puls der Zeit oder eher Nachzügler? In welche Branchen ist EAM üblicherweise etabliert, in welchen kaum? Wie intensiv wird Geschäftsarchitektur betrieben? Wieviel Budget investieren österreichische Firmen in EAM? Wie ist EAM mit unterschiedlichem Reifegrad organisatorisch aufgesetzt? Was sind typische Einführungsstufen?

Die Ergebnisse der Studie ermöglichen den CIO’s somit einen Vergleich ihres Unternehmens mit dem österreichischen Markt und können ihnen Hinweise geben, wie sie das richtige Maß an EAM für ihre konkrete Unternehmenssituation finden können.

Hier zur EAM Studie: https://emeia2.ey-vx.com/survey/TakeSurvey.asp?PageNumber=1&SurveyID=34Kml30Im876I25 

Die Ergebnisse werden im Rahmen der Confare Jahreskonferenz "IT-Herausforderungen 2016" am 24.11.2015 (www.confare.at) vorgestellt und stehen Ihnen als Teilnehmer an der Studie auch kostenfrei zur Verfügung.

"Die IT Industrie hat keine Antworten auf die komplexen Fragen von heute"

CIO AWARD Preisträger Eric-Jan Kaak über das Managen der Komplexität und die Kunst, die richtigen Fragen zu stellen

Eric-Jan Kaak, Agiler Coach bei IcoSense, hat als CIO von Blizzard und der Tecnica Gruppe große ERP Projekte geleitet und wurde mit dem Confare CIO AWARD ausgezeichnet. Im Gespräch rät er zu Misstrauen, wenn ERP Hersteller versprechen, die Welt würde mit einem neuen System plötzlich rosarot. Gelegenheit Eric-Jan Kaak persönlich zu erleben bieten seine Keynote Vorträge bei 2 Confare Veranstaltungen im Oktober, dem ERP Infotag am 6. Oktober im Wien Museum und bei #Digitalize 2016 im Wiener Chaya Fuera.

Welche Rolle spielt ERP noch als Kernsystem eines Unternehmens?

Das richtige Wort ist "Kernsystem". Welche Funktion hat ein ERP System im Kern? Es bildet datenmäßig alle Prozesse eines Unternehmens ab.

In Wikipedia wird das beschrieben, was die Softwareindustrie uns seit 25 Jahren versucht unter ERP zu verkaufen: "ERP-Systeme sollten weitgehend alle Geschäftsprozesse abbilden. Eine durchgehende Integration und eine Abkehr von Insellösungen führen zu einem ganzheitlichen ERP-System, in dem Ressourcen unternehmensweit verwaltet werden können. ERP-Systeme verbessern zudem den Kommunikationsfluss im Unternehmen und können im Sinne von E-Collaboration die Zusammenarbeit im Unternehmen effizienter gestalten." 

Ein "ganzheitliches" ERP System, setzt aber auch ganzheitliches Denken und Handeln voraus. Eigenschaften, die man in vielen Unternehmen mit der Lupe suchen muss. 

Ich habe noch kein Unternehmen gesehen, in dem nach der Einführung einer ERP Software plötzlich alle von der Verbesserung der Kommunikationsflüsse gesprochen haben.

Wenn ERP wieder auf das reduziert wird, was es sein sollte, gibt es durchaus noch ein Berechtigungsdasein.

Betriebswirtschaftliche Daten werden in einer Datenbank erfasst. Die Business Logik jedes ERP-Systems ist im Grunde doch folgende: Durchlaufzeit so gering wie möglich - Lagerstand so gering wie möglich. Das kann ein ERP-System berechnen, besser als jeder Mensch. Dazu kommt noch ein ordentliches Stammdatenmanagement (Master Data Management), um die Produkte und Dienstleistungen möglichst effizient und effektiv zum Kunden zu bringen. Für diese Funktionen hat ERP eine wichtige Funktion. Ebenso für die geregelte Welt des Rechnungswesens mit ihren Konsolidierungen und unterschiedlichen Bewertungsmethoden ist ERP durchaus bedeutend.

Alles, was stabil laufen sollte und wenig Veränderungen unterliegt, ist wunderbar geeignet, um von ERP-Systemen "verwaltet" zu werden. Für dynamische Markt- und Businessumgebungen gibt es inzwischen genügend Lösungen in der Cloud.

Wann sollte ein Unternehmen auf die Suche nach einem neuen ERP-System gehen?

Sind die etablierten ERP-Systeme geeignete Werkzeuge, um Unternehmen fit für das Digitale Business zu machen?

Ein Unternehmen sollte sich ständig überlegen, ob die bestehenden Werkzeuge den Herausforderungen des Jetzt und der Zukunft gewachsen sind. Immer und jederzeit.

Das klingt unmöglich, aber es ist an der Zeit, die Bedeutung von ERP anders zu denken. 

ERP-Systeme waren zu einer bestimmten Zeit durchaus eine sinnvolle Lösung, wenn es darum ging, komplizierte Prozesse zu managen.

Um die richtige Funktion eines ERP-Systems zu verstehen, müssen wir zuerst begreifen, wie Systeme - hiermit meine ich die ganzen Wechselwirkungen zwischen Menschen und ihr Umwelt - funktionieren. Man muss einen Unterschied machen zwischen "einfach", "kompliziert", "komplex", "chaotisch" und "Verwirrung", wie es der walisische Forscher und Wissensmanagement-Berater Dave Snowden macht. In seinem Framework - er nennt es "Cynefin", was "Lebensraum" auf walisisch bedeutet - kategorisiert er Problemsituationen und Systeme gemäß ihrer Ordnung und deren Wechselwirkungen und leitet daraus Handlungsmuster ab.

In einfachen Systemen ist die Beziehung zwischen Ursache und Wirkung für alle offensichtlich und es können bewährte Praktiken ("best practices") angewandt werden. Die Reihenfolge der Handlungen, um mit einfachen Systemen umzugehen ist "beobachten - kategorisieren - reagieren".

Kompliziert bedeutet, dass Ursache und Wirkung eines Ereignisses zwar zeitlich und räumlich voneinander getrennt sind, im Prinzip ist aber der gesamte Verlauf der Aktionskette vorhersehbar: A ergibt immer B. Man braucht Fachwissen, um die Wirkungen zu verstehen, aber mittels der Methodiken "beobachten - analysieren - verstehen" können "good practices" herausgearbeitet werden.

Mithilfe moderner ERP-Systeme ist man durchaus in der Lage, einfache und komplizierte Prozesse abzuwickeln und zur Zufriedenheit des Kunden zu Ende zu führen. Auch andere Standardisierungswerkzeuge, wie z.B. ITIL, PRINCE2, Wasserfall, etc. funktionieren in einem komplizierten Umfeld.

Der Satz "das haben wir immer schon so gemacht" ist in diesem Kontext durchaus treffend.

Im Gegensatz zu komplizierten Systemen ist das Verhalten komplexer Systeme nicht vorhersagbar. Einzelteile eines komplexen Systems können standardisiert (einfach oder kompliziert) ablaufen, aber die Interaktion der einzelnen Teile verursacht eine ständige Veränderung. Dadurch entsteht Komplexität.

Angetrieben durch die Technologien des 21. Jahrhunderts (Social Media - Cloud - Big Data - Mobile) entsteht ein hochdynamisches Umfeld. Die darin befindlichen Systeme können mit den Lösungen der "Good Practices" nicht mehr beherrscht werden. 

In diesem Fall sind Tools, Standardisierung, Regeln, Strukturen oder Prozesse keine hinreichende Antwort, wenn es um Probleme und  Problemlösung geht. Gerade die Methoden, die im Industriezeitalter nützlich waren, versagen: In einem komplexem Umfeld geht es nicht um die Frage, wie ein Problem gelöst wird, sondern wer das tun kann. Deswegen werden erfahrene Menschen bedeutsam. Menschen mit Können und Ideen. Snowden empfiehlt hier die Vorgehensweise "probieren - beobachten - reagieren". Es gibt in Teilen erkennbare Muster und etliche Unbekannte. Komplexe Systemumgebungen brauchen eine Projektmethode, die Lernen zulässt und fördert. Hier sind agile Methoden wie Kanban oder Scrum zu Hause.

In chaotischen Systemen können keine Ursache-Wirkungsbeziehungen identifiziert werden. Eine neue Aufgabe ist in einem neuen Umfeld zu erledigen. Es gibt viele Unbekannte und viele Turbulenzen. Auf identischen Input kann das System mit unterschiedlichen Outputs reagieren, da es sich beständig verändert. Hier muss man Prototypen entwickeln und aus den Erkenntnissen lernen. Kontinuierlich.

Ein gezieltes und gesteuertes Vorgehen ist in chaotischen Systemen nicht möglich, deshalb ist hier der empfohlene Lösungsansatz: "handeln – beobachten – reagieren“.

Wenn Anforderungen und Handlungen überhaupt nicht mehr kompatibel sind, befindet sich das System in einem Zustand der "Verwirrung" - das Management zieht sich dann in ihre Komfortzone zurück ("das haben wir noch nie so gemacht") und es werden Entscheidungen nur aufgrund bestehender Erfahrungen gemacht ("da könnte ja jeder daherkommen") - ohne Rücksicht auf die aktuelle  Situation.

In einem komplexen und chaotischen Umfeld versagen die heutigen ERP-Systeme vollkommen - blöd ist es nur, dass die Anbieter den Anspruch erheben "alles auf Knopfdruck" lösen zu können.

Das heißt, wenn es in Unternehmen Prozesse gibt, die seit Jahren nach dem gleichen reproduzierbaren Muster ablaufen, sind ERP-Systeme durchaus die Lösung. Wenn jedoch Themen wie Skalierbarkeit Richtung Cloud, moderne User-Interfaces, mobile Anbindung des Außendienstes, etc auf den Tisch kommen, dann sollte man darüber nachdenken, bestehende-ERP Systeme zu modernisieren.

Allerdings, wenn es darum geht, in der komplexen Wirtschaftswelt von heute zu überleben, sprich: mit Komplexität umzugehen, ist ein neues ERP-System sicherlich nicht die Antwort. Einfach weil ERP-Systeme auf komplexe Herausforderungen keine Antwort haben.

Niels Pfläging schreibt in seinem Buch "Organisation für Komplexität. Wie Arbeit wieder lebendig wird – und Höchstleistung entsteht " richtig: "Komplexität kann weder gemanagt, noch reduziert werden. Man kann ihr nur mit menschlichem Können begegnen."

Was empfiehlst Du Unternehmen, die aktuell ein neues ERP suchen? Welche Anforderungen sind dabei wichtig?

Man sollte sich zuerst die Frage stellen: "Auf welche Frage ist "Ein neues ERP-System" die Antwort?" Was ist überhaupt das Problem?

Die ERP-Hersteller versprechen seit Jahrzehnten die Lösung aller Businessprobleme, in der die Welt auf Knopfdruck plötzlich rosarot wird.

Unternehmen tappen in die Informationsfalle und glauben, dass die Reporting-Blindheit mit der jahrzehntelangen Pflege von Daten- und Informationssilos plötzlich von einem umfassen, allwissenden Informationssystem abgelöst wird.

In der IT kennen wir alle die Kette: Daten - Information - Wissen - Weisheit. 

Jeder erhofft sich Weisheit aus den ERP-Daten.

Der Weg dorthin ist aber sehr beschwerlich. Mit Daten kann ich folgende Fragen beantworten "Was ist passiert?", da sind die ERP-Daten wesentlich, da sind aber auch die meisten stehen geblieben. 

Wer aber beantwortet folgende Fragen mit den Daten aus dem ERP-System:•Was ist passiert? (Daten)

•Was wird passieren?

•Warum ist das passiert?

•Was passiert gerade?

•Was machen wir jetzt?

•Was bedeutet das für den Kunden? (Weisheit)

Big Data und Internet der Dinge / Industrie 4.0 versprechen uns die Antworten auf die letzte Frage; viele Unternehmen sind aber noch gar nicht so aufgestellt, als dass sie in der Lage wären, die Frage nach der Kundenbedeutung zu beantworten.

Wenn ich als Unternehmen aber nicht in der Lage bin, mich so aufzustellen, dass ich die Anforderungen des 21. Jahrhunderts meistern kann, werde ich das sicherlich mit einem ERP-System auch nicht besser bewältigen.

Die Frage also lautet: Bin ich flexibel genug in meiner Struktur und transparent in meinen Entscheidungswegen, oder bin ich im Grunde noch eine klassische hierarchische Organisation, in der Anforderungen und Strategien von oben nach unten rieseln und Information über das, was am Markt geschieht, gefiltert zurück nach oben getragen werden. Und in der man sich monatlich über Abweichungen vom längst obsoleten Plan unterhält in KPI-Sitzungen, die nie nach dem "Warum machen wir das?", sondern immer nach dem "Wer ist verantwortlich?" fragen.

Softwarelösungen allein lösen nichts. Was digital entsteht, muss analog weiterverfolgt werden und anders herum. Wissen, das in einer Datenbank liegt, ist noch immer keine Expertise. Technische Lösungen können Information unterstützen, sie ersetzen aber nicht Entscheidungen, die zum Wohl des Kunden beitragen sollen.

ERP-Systeme können wunderbare Antworten liefern - sie nehmen die Menschen aber nicht aus der Verantwortung, die richtigen Fragen zu stellen.

Wenn ich bereit bin, die Unternehmensstrukturen und die Unternehmenskultur an die moderne Zeit anzupassen, kann ERP ein winziger Baustein sein. Nicht mehr.

Welche Veränderungen erwartest Du im ERP-Markt? Welche Art von Anbietern haben Zukunft?

Der ERP-Markt wird zu einem Kundenmarkt - künftig wird nicht mehr der bisherige Haus-und-Hof-ERP-Lieferant das Sagen haben, sondern überwiegend die ERP-Anwender. Sucht der Anwender neue Lösungen, sei es für Teilbereiche oder auch für mehr, wird er sich nicht mehr wie bisher ziemlich alternativlos an seinen üblichen ERP-Komplett-Anbieter wenden, sondern sich aktuell am Markt orientieren und frei wählen. Damit ist die Zeit der langjährigen Bindung zum alleinigen ERP-Lieferanten vorbei.

Kunden werden Lösungsanbieter bevorzugen, die ihnen dabei helfen, die komplexen Probleme dieser Zeit zu meistern. So ist die Herausforderung des Autoherstellers nicht mehr, wie er noch sparsamere Automobile entwickeln kann, sondern wie er mit Mobilität im Zeitalter begrenzter Ressourcen und zunehmender Urbanisierung bei gleichzeitiger Digitalisierung umgeht. Sportartikelhersteller müssen ihre Produkte nicht mehr nur pünktlich in die Läden liefern, sondern sich gleichzeitig darüber Gedanken machen, welchen Stellenwert der stationäre Einzelhandel heutzutage überhaupt noch haben kann.

Plötzlich werden die bewährten Geschäftsmodelle (mit den darunter in Beton gegossenen Prozessen im ERP-System) angegriffen und von heute auf morgen abgelöst.

ERP-Systeme und deren Hersteller liefern auf diese existentiellen Fragen zur Zeit nur ungenügende Antworten.

Die Strategie muss heißen:  "Flexibilität" und "Eat Your Own Dogfood" - die Flexibilität, die die Anbieter beim Kunden predigen, müssen sie auch vorleben.

Es werden jene überleben, die den Kunden vom derzeitigen Blindflug in den Sichtflug begleiten.

Bei einzelnen Projekten sollte es darum gehen, die Ziele dem anzupassen, was momentan am sinnvollsten erscheint, und dafür die passenden Mittel auszuwählen, anstatt stur dem nachzurennen, was vor ewigen Zeiten beschlossen wurde.

Und statt das zu tun, was man sich einst vorgenommen hat, oder noch schlimmer, das zu tun, was man nun mal so macht, sollte es um die richtigen Resultate gehen. Nicht das machen, was der Kunde will, sondern das, was der Kunde braucht.

Zudem werden sich auch die Business-Modelle der Anbieter ändern: Mietmodelle werden die Regel werden – modulare und anpassbare Front-Ends lesen Daten aus, die der Kunde wieder verwerten kann. Die Business Logik dazu gibt’s in der Cloud.

Hersteller, die noch immer Monolith-Systeme kaufen, werden vom Markt verschwinden. Früher war ERP die Welt - heute ist es nur ein kleiner Teil dieser komplexen Welt. Nicht unbedeutend - aber die Welt funktioniert auch ohne.

Zu den Vorträgen von Eric-Jan Kaak können Sie hier Details finden, und sich anmelden:

Confare #Digitalize 2015 14. Oktober 2015, Chaya Fuera, Wien

Confare ERP-Infotag 2015, 6. Oktober, Wien Museum, Wien

Bio: Eric-Jan Kaak arbeitet als Senior Agile Coach bei IcoSense – ein IT-Startup Unternehmen in Zell am See. Nach langjähriger Tätigkeit als Controllingleiter und CIO in nationalen und internationalen Unternehmensgruppen, entwickelt und implementiert er nun gemeinsam mit Partnern und Kunden neue Organisations- und Businessmodelle um Firmen fit für die Herausforderungen der Digitalen Gesellschaft zu machen. Für seine Pionierarbeit bei der Einführung von kanban im IT-Umfeld wurde er 2013 mit dem Confare CIO Award ausgezeichnet – IBM bezeichnet  Eric-Jan als einer von weltweit 10 „Wild Ducks“ – Leute, die immer auf der Suche sind nach Neuem, und die  Neugier, Kreativität und Technologie zum Wohle aller miteinander verknüpfen.“