Wie reif ist Osterreichs Wirtschaft für das digitale Business?

Diese Frage stellen die Experten aus dem Hause Software AG und wir von Confare im Vorfeld des 8. CIO & IT-Manager Summits im Zuge unseres DIGITAL BUSINESS ASSASSMENTs 2015. Ihr Input ist gefragt – in wenigen Minuten haben Sie den Fragenkatalog durch und erhalten im Gegenzug kostenlos die Studienergebnisse.

Link zum DIGITAL BUSINESS ASSESSMENT 2015 

Was sind die 4 Eckpfeiler eines DIGITALEN Unternehmens?

Die Ergebnisse der Studie werden auf dem CIO SUMMIT dem Publikum vorgestellt. In den Vorbereitungen haben wir ein Gespräch geführt mit Christoph Strnadl. Er ist anerkannter Experte rund um das Management von Prozessen und beschäftigt sich in großen internationalen Beratungsprojekten mit den Voraussetzungen für Erfolg im Digitalen Business.

Wie sehr ist die Digitale Business Transformation eine CIO Aufgabe?

„Software eats the world“ ist eine der zahlreichen Charakterisierungen der Digitalen Transformation. Fakt ist, dass tatsächlich die IT der Treiber und Motor dieser Transformation ist, da diese Veränderung des Geschäfts naturgemäß gerade durch und mit digitalen Technologien erfolgt. Damit ist die Digitale Business Transformation auf jeden Fall auch CIO Aufgabe.

Aber „beruhen auf“ heißt nicht „identisch sein mit“. Und genauso wenig, wie ein Motor allein weiß, wo er hinfahren soll, genauso wenig, wie der (Halb-) Wilde auf seiner Maschin‘ (© Qualtinger) eine Ahnung hat, wo er hin fährt (Hauptsache, er ist schneller dort), genauso wenig reicht der CIO alleine aus, um diese Transformationsleistung zu erbringen: Er oder sie braucht dazu ein Gegenüber auf Augenhöhe, eine (oder einen) CEO oder einen CSO (Chief Sales Officer) oder CxO, der mit ihr (oder mit ihm) gemeinsam das Ziel dieser Transition in ein Digitales Business plant, eine geschäftsrelevante digital Vision konzipiert und dann ein entsprechendes Veränderungsprojekt exekutiert.

Man könnte so ein Vorgehen auch „Co-creation“ (gibt es dafür ein passendes deutsches Synonym?) nennen, aber es sind wohl in der Tat zwei Rollen – Geschäft und Technologie – von Nöten, um beide Perspektiven miteinander versöhnen zu können.

Was sind die Kernbereiche, die im Digital Business Assessment erhoben werden? Was macht ein Unternehmen reif für die Digitalisierung?

Jede Veränderung setzt an einem Status Quo („Present Mode of Operation“, Ist-Zustand) an und versucht, einen erstrebenswerten Zielzustand, eine Vision zu realisieren („Future Mode of Operation“, Soll-Zustand). Dazwischen liegt das Projekt, der „Transition State“, in der diese Veränderungsarbeit passiert. Das ist auch bei der Digitalen Transformation nicht anders. Der Aufwand dieser Veränderung hängt daher von der Ausprägung des Ist-Zustands ab (Wie nahe oder wie weit weg vom Zielzustand ist er) und von der Art und Weise, wie in dem betrachteten Unternehmen Veränderungen gemanagt und realisiert werden. Und genau diese beiden Dimension erheben wir: Den Status Quo und die Transformationsfähigkeit.

Beim Status Quo gehen wir unter anderem darauf ein, wie flexibel und reaktionsfähig ein Unternehmen hinsichtlich seiner Prozesse und seiner IT aufgestellt ist, aber auch wie gut es seine Prozesse und Geschäftsobjekte „managed“ und „im Griff“ hat.

Die Transformationsfähigkeit wiederum wird stark durch den Reifegrad des Business/IT-Alignments, der Ausrichtung von Fachbereichsstrategie und IT-Strategie, und den für diesen Steuerungsprozess verwendeten Verfahren und Tools bestimmt.

Wie kann die strategische Abstimmung erfolgen, um gemeinsam erfolgreich zu sein?

Es ist sehr schwierig bzw. durchaus aufwändig, die digitale Veränderungen zu planen, wenn man keinen (oder nur einen geringen) Überblick über sein aktuelles IT Portfolio (Applikationen, Systeme, IT-Prozesse, IT-Kosten, IT-Leistungen) hat. Da im Digitalen Unternehmen die IT (wie oben schon angedeutet) der „Motor“, also der Betreiber der digitalen Prozesse und der Hüter der digitalen Assets sein sollte, würden eigentlich sehr klassische Ansätze im Bereich IT Portfolio Management eine sehr gute Ausgangsbasis für die gemeinsame Diskussion des CIOs mit einem CxO Gegenüber aus dem Fachbereich bilden. Da digitale Prozesse (wie schon vor 15 Jahren vor der Internet-Bubble: Ich erinnere an das Phänomen der Dis-Intermediation ;-) tendenziell ihre massiven Vorteile ausspielen, wenn sie applikations- und organisationsübergreifend ablaufen, kommt es bei der strategischen Planung eher auf den Überblick, auf die Zusammenhänge, auf die Architektur an und weniger auf jedes Detail im Java Code oder im Storage Server.

Auch schwierig für etliche Unternehmen: Man sollte seine eigenen Prozesse kennen – sonst wird es eher schwierig, diese in Richtung digitale Prozesse mit digitalen Assets (siehe nächste Frage) zu verändern. Und da man – wie wir alle seit den 1990er Jahren wissen –Prozesse nicht wirklich sehen oder angreifen kann, braucht es geeignete Darstellungsformen (um nicht zu sagen: Modelle), um diese Elemente sichtbar und damit überhaupt erst gestalt- und veränderbar zu machen. Wenn ich nicht weiß, wo ich heute welche „klassischen“ (also nicht digitalen) Interaktionspunkte mit meinem Kunden habe: Wie wollte ich dann diese „digitalisieren“?

Was sind die Assets, die im Unternehmen vorhanden sein müssen?

Obwohl es keine allgemeingültige Definition eines „Digitalen Unternehmens“ gibt, haben sich einige Kernelemente herauskristallisiert, die sozusagen den Begriffskern ausmachen. Dazu zählen

(i)           digitale Assets – also eine digitalisierte Form der (möglicherweise: aller) Geschäftsobjekte wie digitale Lieferscheine, digitale Aufträge, digitale Akten, digitale Pläne, u.s.f.

(ii)          digitale Prozesse – Da umfasst neben der klassischen Prozessautomatisierung aber auch alle sonstigen Arten der Digitalisierung von Prozessen, wie Case Management, (automatische) elektronische Kommunikation zwischen Prozessbeteiligten, die Steuerung der Prozesse auf Basis von in den Systemen gemessenen (Prozess-) Kennzahlen (anstelle von Stricherllisten oder manuellen Reports) oder das automatische Reagieren auf Ereignisse.

(iii)         digitale Interaktionen mit Stakeholdern – Da spielen die mobilen Endgeräte („digital Touch-Points“) eine wesentliche Rolle, über die in diesem Falle oft Kunden, aber auch Lieferanten oder Mitarbeiter die Prozesse und Leistungen eines digitalen Unternehmens abgreifen.

(iv)         digitale Services – wenn Unternehmen ihre Leistungen von physischen Gütern (bspw. die Tonträgerindustrie) auf rein elektronische Güter (MP3-Files) umstellen können. Naturgemäß gilt das nicht für alle Branchen: Eine Seife zum Händewaschen ist Teil eines chemischen Prozesses, der sich wohl kaum „digitalisieren“ lässt, genauso wenig wie sich ein Auto „wegdigitalisieren“ lässt. Aber rund um physische Services werden eine heute noch gar nicht abschätzbare Vielfalt an digitalen Services entstehen, die das physische Gut entsprechen augmentieren.

Welche Rolle spielen die aktuellen Technologietrends?

Ich würde ketzerisch fast behaupten, dass mit Ausnahme von Mobile Computing, Industrie 4.0 bzw. dem Internet of Things (IoT) etliche gängige Hypes wie Social Media, Big Data oder auch Cloud Computing den Blick auf das Wesentliche, nämliche die oben angeschnittenen 4 Kernelemente eines digitalen Unternehmens, verstellen.

Zugegeben, Cloud Computing kann durchaus ein Beschleuniger der Transformation in Richtung Digitales Unternehmen sein, aber Cloud Computing beantwortet ja überhaupt nicht die Frage, welche (digitalen) Fachfunktionen oder (digitalen) Prozesse ein Unternehmen denn aus der Cloud beziehen sollte.

Ja, auch Social Media wird im Sinne der digitalen Interaktion eine wichtige Rolle als Kanal spielen – aber ein Digitales Unternehmen kann so viel mehr sein, als nur ein Social Media Outlet von mediokren, nichtdigitalisierten unternehmensinternen Prozessen.

Mobile Computing hingegen ist hier natürlich ein extrem wichtiger Treiber in Richtung digitaler Interaktionen, der – siehe etwa Mobile Banking – auch in konservativeren Industriezweigen schon massive Veränderungen hervorgerufen hat.

Industrie 4.0 bzw. die Themen rund um das Internet of Things wiederum stellen als konzeptive Ansätze die absolut richtigen Fragen. Die schweben daher auch eine kleine Abstraktionsebene über den konkreten Trends und schüren gerade so extrem spannende neue Bündel aus durchaus bekannten Technologien (ich denke da an Kommunikationstechnologien im Bereich „Messaging“, die wir seit den 1980er Jahren kennen ;-).

Die Ergebnisse des Digital Business Assessment werden präsentiert auf dem 8. Confare CIO & IT-Manager Summit am 25/26. März 2015 in Wien – Anmeldung Details finden Sie auf www.ciosummit.at

Die Umfrage erreichen Sie auf https://de.surveymonkey.com/s/DBA2015AT 

Die 3 wichtigsten Faktoren für Kundennähe bei einer internen IT - #TopCIO Regina Abildt, PAX Lebensversicherung

Regina Abildt verantwortet seit bereits seit 1997 die IT Geschicke der PAX, Schweizerische Lebensversicherungs-Gesellschaft AG. Seit April 2014 ist Sie als Stellvertretende Direktorin für strategische Planung zuständig. Ihre Aufgabe ist es, die schwierigen technischen und rechtlichen Anforderungen unter einen Hut zu bringen, mit den hohen Anforderungen des modernen IT-Anwenders. Dass sie dies erfolgreich meistert, wird nicht nur von der Geschäftsführung und zufriedenen IT-Anwendern bestätigt, sondern macht Regina Ablidt auch zu einer Kandidatin für den SWISS CIO AWARD, den Confare in Zusammenarbeit mit EY und der Universität St. Gallen am 25. September auf dem Swiss CIO SUMMIT in Zürich vergibt. Anmeldung und Details zum umfangreichen Konferenzprogramm finden Sie auf www.ciosummit.ch

Welche Rolle spielt die IT in Ihrem Unternehmen?

Die PAX hat die Vision ‚die beste Vorsorgeversicherung der Schweiz‘ zu werden.
Eine einwandfrei funktionstüchtige Informatik ist dafür eine lebenswichtige Voraussetzung. Es geht inzwischen nicht mehr nur darum, Daten dauerhaft, korrekt und vollständig zu verwalten und die administrativen Geschäftsprozesse automatisiert zu unterstützen. Die PAX-Informatik soll und will auch mithelfen eine optimale, umfassende Verwaltung von Informationen zu ermöglichen und gemeinsam mit den Teams aus den unterschiedlichsten  Fachbereichen innovative Geschäftspotentiale  zu erarbeiten und zu  nutzen.

Märkte und Unternehmen verändern sich schneller als je zuvor – Was bedeutet das für die interne IT?

Die interne Informatikabteilung einer schweizerischen Lebensversicherungsgesellschaft hat den Grundauftrag,  die Verwaltung der anvertrauten Daten sicher, korrekt und nachvollziehbar zu ermöglichen, zum Teil über mehrere Jahrzehnte hinweg, auf unterschiedlichen Technologie- und Hardware-Generationen.
Alle wesentlichen Informatikdienstleistungen müssen unabhängig von jeglicher Art von Veränderung stabil, sicher, performant und termingerecht angeboten werden können.
Die Informatik-Anwender wollen an ihrem PAX-Arbeitsplatz stets eine der heutigen Zeit gemäße Arbeitsplatz-Infrastruktur vorfinden.

Die Vertriebspartner benötigen einen kompetenten und unkomplizierten Service, auch von der Informatikabteilung.
Die Versicherungskunden sollen eine hohe Qualität erwarten dürfen, ohne dass dabei die Verwaltungskosten steigen. Das hat auch zur Folge, dass die Grundkosten des laufenden Informatikbetriebs reduziert werden, um neue Projektvorhaben und innovative Vorhaben damit finanzieren zu können.

Unser Weg ist:

- ein intelligentes Sourcing: D.h. langfristig benötigtes Knowhow intern aufbauen und
  behalten, kurzfristig benötigtes Knowhow extern einkaufen,
  Standardarbeiten (wie z.B. die reinen Infrastrukturarbeiten) einem spezialisierten
  Provider überlassen, für zeitlich dringende Projekte den bestmöglichen
  Lösungspartner mit einbeziehen.

- Mitarbeiter ständig aus- und weiterbilden  

- eine stabile, Verwaltungskosten-verträgliche und doch agile IT-Umgebung betreiben
  durch die optimale Kombination   von bewährten Standards und individuellen
  Eigenentwicklungen

- die Augen offen halten für aktuelle und vorhersehbare Trends (Innovationsteams)

- den ständigen Dialog mit den Fachabteilungen aufrecht erhalten und  
  versuchen eine gemeinsame und vor allem gesamtheitliche Betrachtung bei
  der Suche nach Lösungen zu finden.

Was sind die 3 wichtigsten Faktoren für Kundennähe für eine interne IT-Abteilung?

Das optimale Zusammenspiel der Geschäftsstrategie, der Teilstrategien der einzelnen Fachbereiche und der Informatikstrategie ist eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Die Informatikleitung muss dabei ein gutes Erwartungsmanagement leisten, damit die Mitglieder der Geschäftsleitung und die Verantwortlichen der Fachabteilungen  die aktuelle und die zukünftige Leistungspotentiale der Informatik einschätzen können.
Die Planung von Investitionen und von Vorhaben muss gemeinsam getroffen werden.

Anwender und Vertreter der Fachbereiche sollen sich von ihrer Informatik verstanden fühlen.
Die Teams der Informatikabteilung sollten deshalb nicht nur aus guten Informatik-Spezialisten (Entwickler, IT-Architekt, Modul-Betreuer, usw.) bestehen. Benötigt werden auch Informatiker mit Fachwissen, wie z.B. Kenntnisse über die PAX-Versicherungsprodukte und über die internen Prozesse, Kenntnisse zum Marktumfeld,  Grundkenntnisse in Versicherungstechnik und Versicherungsmathematik. Besonders wichtig sind auch Informatikmitarbeiter, die über eine geeignete Kommunikationsfähigkeit verfügen.

Anwender und Vertreter der Fachbereiche sollen mit  ihrer Informatik unkompliziert zusammen arbeiten können.
Dazu benötigt es natürlich klare Zuständigkeiten und gemäss dem internen Kontrollsystem die notwendigen formellen Auftragsprozesse. Diese müssen jedoch pragmatisch ausgestaltet werden. Die Informatikteams der PAX haben Verständnis dafür, dass nicht jeder Kunde, durchstrukturierte und vollständig durchdachte, ausformulierte Aufträge oder Fachkonzepte erstellen will (oder kann). Gerne wird dies auch als Dienstleistung übernommen. 

Welche Bedeutung hat der CIO AWARD für Sie?

Für mich wäre der CIO AWARD wie eine öffentliche Bestätigung dafür, dass es auch
einer mittelgrossen Informatikabteilung möglich ist, die Anforderungen einer Lebensversicherungsgesellschaft vollständig, gut und zukunftsorientiert zu erfüllen.
(Grösser ist nicht immer besser).

Und natürlich wäre es für mich eine Anerkennung dafür, die letzten Jahre einen guten Weg gefunden zu haben, die unterschiedlichsten Anforderungen angemessen unter ‚einen Hut‘ gebracht zu haben.

Wirtschaftlichkeit und Rechtssicherheit beim Archivieren von Daten

Die zunehmende Digitalisierung von geschäftsrelevanten Inhalten bringt massive Anforderungen an die Infrastruktur – wie archiviert wird rückt in das Augenmerk der Behörden, Wirtschaftsprüfer und Gerichte. Wenn im Bezug auf Rechtssicherheit Fehler gemacht werden, kann das unangenehme rechtliche Folgen nach sich ziehen. Im Gespräch Buch-Autor und Organisations-Experte Markus Oman, Gründer der O.P.P. -Beratungs KG.

Unternehmensdaten werden zunehmend digital verarbeitet und müssen daher auch digital archiviert werden. Eine wahre Datenflut muss dabei von der dahinterliegenden IT-Infrastruktur bewältigt werden.
Diese Herausforderungen zu meistern bedeutet laut Markus Oman, dass man mitunter den Spagat zwischen Zielen beherrschen muss, die miteinander, wenn nicht im Widerspruch, dann zumindest im Konflikt stehen. So ist es zB notwendig, dass Archive und deren Stores sowohl löschbare Daten, als auch unlöschbare Informationen revisionssicher verarbeiten können.

Rechtliche und wirtschaftliche Risiken sind zu beachten
„Fehlende Ordnungsmäßigkeit und mangelnde Rechtssicherheit führen unweigerlich zu Problemen mit den Finanzbehörden. Desweiteren gerät man praktisch unmittelbar in Konflikt mit den einschlägigen Gesetzen (DSG, BAO, UGB, UWG, GmbhG, AktienG, Verbandsverantwortlichkeitsgesetz, etc.).“ Solche Verstöße und mangelhafte Bearbeitung der Geschäftsprozesse führen nicht nur zum Verlust von Aufträgen und damit zur dramatischen Schmälerungen der EGTs, sie können bis zum vollständigen Ausstieg von Versicherungen im Schadensfall führen, da die einschlägigen Rechtsbestimmungen nicht eingehalten wurden. Dazu kommen noch Imageschäden und Haftungsprobleme.

Die Komplexität ist enorm. So haben heutzutage viele Branchen Aufbewahrungsfristen von mehr als fünfzig Jahren. Es muss daher für entsprechende Migrations-Szenarien und für sachgemäßen Umgang mit den betroffenen Dokumenten Sorge getragen werden.

Rechtsfallen werden oft nicht rechtzeitig ausgemacht
Markus Oman hat die Erfahrung gemacht, dass Fehler vor allem durch die mangelnde Kenntnis der Zusammenhänge von IT, Recht und Betriebswirtschaft passieren. Besonders dort, wo es widersprüchliche Ziele gibt oder Gesetzesanforderungen, die miteinander in Konflikt stehen, sind die Infrastruktur-Verantwortlichen überfordert. Ein in Österreich verbreitetes Problem ist die Ungültigkeit von ausländischen Zertifikaten (zB das deutsche GDPDU; GoBS / GoBIT; etc.). Das Management fühlt sich dank der zertifizierten Lösungen auf der sicheren Seite und ignoriert dabei Unterschiede in der unterschiedlichen Gesetzeslage.

Technik oder Prozesse - Wo sehen Sie bei den Unternehmen den meisten Handlungsbedarf?
Markus Oman sieht den Handlungsbedarf eindeutig bei den Prozessen: „Wo diese nicht strukturiert und einheitlich (gleiche Vorgehensweise für ähnlich gelagerte Fälle) stattfinden, geht viel Potenzial an Zeit und Personal-Ressourcen verloren.“ Wenn die Prozesse nicht angepasst und verbessert werden, können auch die teuersten Infrastruktur-Lösungen nicht ihren vollen Nutzen entfalten. Selbst wenn sich das Unternehmen mit modernen eArchiven und Work Flow Systemen ausgestattet hat – ohne Prozessgestaltung können die vielfältigen Vorteile nicht genutzt werden und der ROI der Implementierung fällt wesentlich geringer aus als erwartet.

In Unternehmen wird häufig die Compliance als reiner Kostentreiber gesehen, aber neben den Effekten zur Vermeidung von Zusatzkosten, wie sie bei der Verhinderung von Daten-Missbrauch und Eindämmung von Interessenskonflikten entstehen, steigert die Gewährleistung von Informationssicherheit und Prozessgenauigkeit die Effizienz. „Setzt man Compliance im Sinne eines intelligenten IKS und Prozess Controllings ein, so steigert man damit massiv den Output von Geschäftsprozessen und verbessert somit nochmals die Unternehmensergebnisse“, meint Markus Oman.

Markus Oman ist Keynote Speaker auf der Confare Tagung „eArchiv 2010 – Rechtsicherheit im Umgang mit Dokumenten“, die in Wien am 7. Oktober 2010 stattfindet. Details und Anmeldung finden Sie auf www.confare.at.