Die Welt ändert sich – und Ihre IT? Wie mit klarer Strategie und definiertem Ziel der Schritt in die Cloud klappt

Hannes Gutmeier, CIO der conwert Immobilien Invest SE, hat in einem aufsehenerregenden Projekt SAP Hana Enterprise Cloud eingeführt. Unter dem Motto "CIO meets CEO" lädt SAP am 21. April zum alljährlichen UNTERNEHMERTAG in Salzburg – Hannes Gutmeier, mehrfach von Confare als Top-CIO ausgezeichnet, wird in diesem Rahmen davon erzählen, wie er die Rolle als IT-Manager wahrnimmt, und warum er den Weg in die Cloud gewagt hat. Ein paar Tipps gibt es jetzt auch schon in unserem Bloginterview.

Was macht die Rolle eines modernen CIO aus?

Ein moderner CIO soll sich auf die rasch veränderte Welt auch immer neu erfinden können. Er muss auch offen für neue Sachen sein und erkennen wenn sich Chancen für das Unternehmen ergeben sowie bereit sein ständig zu lernen.

Ein CIO muss außerdem in der Lage sein, die berühmte „IT der zwei Geschwindigkeiten“ unter einen Hut zu bringen zu können. Nicht plötzlich von der Wasserfall-Welt auf die agile Welt umschwenken, sondern beide Welten müssen in einer erfolgreichen IT koexistieren und miteinander interagieren.

Kommunikation ist neben einer klaren Strategie das Um und Auf.

Die Umsetzung von SAP Hana Enterprise Cloud hat Aufsehen erregt – Was ist das Besondere an dem Projekt?

Von außen betrachtet ist das Besondere sicher die kurze Durchlaufzeit von unter 4 Monaten sowie die Einmaligkeit dieses Projekts für ein börsennotiertes Unternehmen in Österreich. Wir waren das erste Unternehmen, das die gesamte SAP Landschaft (ERP, BI, BCS) auf In-Memory Technologie in die Cloud migriert hat. Von innen betrachtet war es die konsequente Fortführung der von mir 2011 entwickelten IT-Strategie. Daher gab es intern eine ganz andere Wahrnehmung als von extern. Unsere IT Strategie ist ganz klar auf Standardisierung ausgelegt und da ist die Cloud Lösung die optimale Plattform.

Was war ausschlaggebend um das Management und Mitarbeiter von der Cloudlösung zu überzeugen?

Die Überzeugungsarbeit war sehr einfach. Zum einen ist unsere Cloud-Strategie im Unternehmen eng gekoppelt mit der Unternehmensstrategie und zum anderen lagen die Argumente für die Cloud Lösung klar auf der Hand. Die Hauptargumente waren: Kostenvorteil, Flexibilität und Skalierbarkeit. Zudem konnte auch die Komplexität der IT-Landschaft reduziert werden. Mit der Cloudlösung haben wir nun die optimale Basis für unsere weiteren Projekte bei der Immobiliensoftwarelösung. Ende 2015 werden wir die Komponente Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) von SAP ebenfalls in der SAP HANA Enterprise Cloud betreiben. SAP RE-FX ist eine Branchenlösung zur Immobilienverwaltung und lässt sich nahtlos in die Module Finanzwesen und Controlling von SAP ERP auf nur einem System integrieren. So können wir zukünftig unsere Immobilien in Echtzeit verwalten. Die Kombination aus Cloud und In-Memory ermöglicht uns auch sehr einfach die Innovationen der SAP zb. Simple Finance nutzen zu können.

Wo sind die Fallstricke die beachtet werden müssen, damit ein Projektmisserfolg vermieden werden kann?

Wichtig ist aus meiner Sicht eine klare Strategie und ein definiertes Ziel. Der Vertrag mit den Partnern soll so konstruiert sein, dass es eine Win-Win Situation im Projekt gibt, es soll aber auch gleich das „Ausstiegsszenario“ geklärt werden. Dann gibt es natürlich die klassischen Fallstricke in einem so großen Projekt. Zb. nicht genügend Ressourcen, unzureichende Projektplanung und Steuerung und das Change Management. Jede Veränderung ist immer mit Unsicherheit bei den Nutzern betroffener Systeme verbunden und ruft so eine sehr kritische Einstellung gegenüber den neuen Maßnahmen hervor. Generell ist es bei einer Cloudlösung sehr wichtig, dass es ein Vertrauen zwischen den Partnern gibt. Dann ist es auch möglich, die sogenannte „Economy of Scale“ umzusetzen.

Wie sehen die konkreten Auswirkungen auf das Business aus?

Die Auswirkungen auf das Business sind vielschichtig. Wir können jetzt viel schneller die benötigten Systeme zur Verfügung stellen und auch entsprechend der Anforderungen skalieren. Die Durchlaufzeit bei den Prozessen werden mit den neuen Softwareprodukten massiv verkürzt. Auf Basis der neuen Plattform ist es jetzt auch möglich das eingeleitete Innovationsprojekt zu forcieren, ob dies nun im Bereich Mobility, Big Data oder bei der Immobiliensoftwarelösung ist.

Die Anmeldung zum SAP Unternehmertag ist übrigens kostenfrei. Es erwarten Sie spannende Erfolgsprojekte und eine Diskussionsrunde mit österreichischen Top-CIOs. Die Teilnahmeplätze sind allerdings streng limitiert, daher bitte um rasche Anmeldung. http://events.sap.com/de/unternehmertag2015/de/home

5 Faktoren für „Bezahlbare Compliance“

Das ERP-System ist oftmals das Herzstück der Business Software eines Unternehmens – welche besonderen Anforderungen es an diese mächtigen Systeme es im Zusammenhang mit der Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzten und Richtlinien gibt, beantwortet Markus Oman, Geschäftsführer der O.P.P. – Beratung und einer der führenden IT-Rechts-Experten in Österreich im Gespräch mit Confare.

Welche rechtlichen Anforderungen müssen ERP Systeme und deren Betrieb erfüllen? Welche Risiken gibt es?

MO: Der Betrieb solcher zentralen Systeme bringt Risiken in verschiedenen Bereichen mit sich, die erkannt, qualifiziert und gemanagt werden müssen. Insbesondere gehören hierzu:

• Organisatorische Risiken
• Infrastrukturelle Risiken
• Anwendungs- und prozessbezogene Risiken
• Kosten- und leistungsbezogene Risiken
• Rechtliche Risiken

Vielfach gibt es Bereiche, in denen sich die betriebswirtschaftlichen, technischen und rechtlichen Anforderungen überschneiden. Besonders diese Überlappungszonen stellen sich in der Praxis sehr komplex dar. Die aktuellen Compliance Anforderungen umfassen vielfach Anforderungen auf die betriebswirtschaftlichen, als auch in die technischen Themenbereiche. Insbesondere sind hier Anforderungen an die Funktionsfähigkeit des IKS (Internes Kontroll System) zu nennen oder auch die Anforderungen der Wirtschaftsprüfung bzgl „Going Concern“. Ebenso sind hier auch die Inhalte des Fachgutachtens für Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen KFS_DV1 (bzw. auch KFS_DV2) und nicht zuletzt die Prüfungsrichtlinien der WP Gesellschaften zu erwähnen. Nicht zuletzt gilt es auch die gesetzlichen Forderungen des UGB (zB §§ 189f , §216 und §274 UGB), der BAO (zB §§ 125 ff BAO, § 131, 132 BAO) und die GOB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) zu erfüllen.

Besonderes Augenmerk ist auf eine zweckmäßige Gestaltung des IKS zu legen. Hierbei gilt es aufgrund der vielfältigen Anforderungen besonders darauf zu achten, dass das Gesamtsystem transparent und funktional wird, aber gleichzeitig auch effizient bleibt.

 Generell ist „bezahlbare Compliance“ das Gebot der Stunde!

Was sollte ein IKS nun zumindest abdecken und was muss daher durch das ERP – System und dessen Prozesse geleistet werden?

MO:

·         Ein Internes Kontrollsystem muss gewährleisten, dass die Aufgaben im Unternehmen (gemäß der Unternehmensziele) ordnungsgemäß erfüllt werden und  eine diesbezügliche Sicherheit schaffen.

·         Durch ein IKS müssen insbesondere die Vollständigkeit und Richtigkeit der geschäftlichen Aufzeichnungen gewährleistet, die vorhandenen Vermögenswerte abgesichert, die betriebliche Leistungsfähigkeit gesteigert und die Geschäftsleitung bei ihrer Überwachungsaufgabe unterstützt werden.

 

·         Das IKS stellt ein internes System aller Überwachungsmaßnahmen dar, die in Arbeits- und Betriebsabläufe integriert sind. Somit sind im Rahmen des IKS-Prozesses alle

ª  Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit,

ª  zur Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung und

ª  zur Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften, sicher zu stellen!

Für das ERP-System und seine nachgelagerten Systeme gilt daher, dass es Funktionen zur Verfügung stellen muss, die es ermöglichen, dass Kontrollmaßnahmen auf Risiken und Schwachstellen ausgerichtet sind. Diese Prozesse sind laufend zu überwachen und aktuell (für Dritte nachvollziehbar) zu dokumentieren. Die erforderliche Qualität der Dokumentation bzw. Nachweisbarkeit wird nur durch eine entsprechende Revisionssicherheit erreicht.

Ein wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang ist die Archivierung der verwendeten bzw. erzeugten Informationen, Daten und Dokumente. Und hier beginnt nun das Dilemma, was archivieren und wie, welche Dokumente sollen aufbewahrt werden, wann dürfen Originale entsorgt werden, was sind überhaupt die Originale und darf überhaupt alles für immer aufbewahrt werden?

MO: Die gesetzlichen Vorgaben ergeben sich aus der Verpflichtung zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit, den Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit, und dies alles ist verpackt in einer Vielzahl von  Gesetzen und der gelebten Judikatur. Eine besondere Rolle kommt den Regelungen des Datenschutzgesetzes zu, da dieses durch seine Schutzfunktion für den Betroffenen zu Konflikten mit den Zielen des Unternehmens führen kann (z.B. Auskunftsrecht § 26, Recht auf Richtigstellung / Löschung § 27, Widerspruchsrecht § 28 versus der diversen Aufbewahrungsanforderungen).

Hinsichtlich des betriebswirtschaftlichen Mehrwertes einer elektronischen Archivierung sollte man ins Kalkül ziehen, dass die Prozesse schneller werden, man also schnell mehr richtige Antworten zu den vorhandenen Dokumenten (wichtiger Teil des Wissens der Organisation) erhält, dadurch die Fehlerquote sinkt, Doppelarbeiten vermieden werden und vor allem man das findet, was man sucht. Des Weiteren werden die Wegzeiten praktisch auf null reduziert und somit ein sehr großer „Return on Investment (ROI)“ erreicht wird, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit verbessert.

Um einen ROI zu erwirtschaften muss bei der Einführung eines eArchives in erster Linie das organisatorische Risiko richtig gehandhabt werden und nicht so sehr das technische. Bevor man also nicht weiß, was man wie wieder finden will und daher wie archivieren muss, ist es nicht sinnvoll, eine technische Umsetzung zu beginnen. Daher ist es essenziell erst nach der Erledigung der „Hausaufgaben“ die notwendigen Systeme auszuwählen. Auch hier gilt nur jene beschaffen die wirklich notwendig sind – vieles ist mit bereits vorhanden „Boardmitteln“ möglich.

Gleiches gilt im Übrigen auch, um ein effizientes Handling der elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen zu ermöglichen.

Welche Aufgaben gilt es daher zu meistern und welche organisatorischen und technischen Maßnahmen sind wichtig, um ERP-Compliance kostengünstig sicher zu stellen?

MO:

1. Kenne deine (wirklichen) Prozesse

2. Definiere smarte und am Unternehmensziel ausgerichtet Sollprozesse

3. Analysiere die tatsächlichen Risiken (ROI; Steuer- Unternehmens- und Datenschutzrecht; Leistungsfähigkeit der IT; langfriste Verfügbarkeit des Anbieters) und stelle sicher, dass die Systeme ein effizientes Management genau dieser Risiken ermöglichen. Auch „zu Tode fürchten“ ist nicht zielführend, sondern nur teuer!

4. Baue so viel wie möglich eigens Know – how über das (neue) System auf.

5. Wähle den „richtigen“ Berater. Fähige Berater sind gut und wichtig, aber ein sehr guter Berater, rationalisiert sich selbst weg!

Im Rahmen des 7. ERP Infotages von Confare, am 9. Oktober in Linz wird es am 10. Oktober auch einen Workshop zum Thema ERP Compliance geben, Anmeldung und Details: http://www.confare.at/11185_DE-7205_ERP_Infotag_2013-Workshop%3a_SAP_Compliance_Control_Management.htm

Beherrschbarkeit und Simplifizierung – Was sich ERP Anwender von IT-Systemen erwarten (in Zeiten starken Transformationsdruckes)

Otto Schell ist seit September 2008 Mitglied des Vorstands der DSAG und hauptberuflich bei General Motors (GM) Europe SAP Business Program Manager bei der Adam Opel AG in Rüsselsheim beschäftigt. Unter dem Schlagwort EVOLUSTRY*(by Otto Schell) – “Evolution of Industry“, befasst er sich mit jenen Transformationsherausforderungen, denen sich die Industrie in Zeiten von Globalisierung, Generationswechsel und Digitalisierung zu stellen hat.

Wo sehen Sie die Kernherausforderungen für die Unternehmens-IT?

OS: Neue Technologien ermöglichen eine „neue Produktionsdenkweise“. Das bedeutet, dass eine Vernetzung nur über ein „Transformation-Office“ der Fachbereiche mit der IT erfolgen kann. Deren gemeinsame Aufgabe wird es sein, neue Wege zu kreieren. Die IT wird nach wie vor die Anforderungen der Fachbereiche übersetzen und zurückspielen. Was sich ändert, ist die Art der Beziehung, weg vom Silo, hin zur Partnerschaft. Diese Partnerschaft wird zudem der enormen Entwicklungsgeschwindigkeit Rechnung tragen müssen.   

Welche Rolle spielen die IT-Systeme und Software für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens?
OS: Sie dienen als „Enabler“. Das heißt, dass jetzt die Themen realisierbar sind, die unter dem Begriff „CIM – Computer Integrated Manufacturing“ Anfang der 80er Jahre diskutiert wurden. Daneben werden Automatisierung/Monitoring und andere Softwarefaktoren eine größere Rolle spielen, um dem Menschen am Arbeitsplatz die notwendigen Freiheiten für Analysen und vorausschauende Aktionen zu geben.

 

 

 

 

 

 

„ERP-Systeme sind konzeptionell ausgereizt“, sagen kritische Stimmen, und erwarten hier keine bahnbrechenden Innovationen mehr – Sehen Sie das auch so?

OS: ERP Systeme werden eingesetzt, um zum einen die Standardisierung und zum anderen die Lokalisierung (Compliance) zu gewährleisten. In den Bereichen sind wir konzeptionell noch lange nicht am Ende. Beispiele hierfür sind u. a. Sales-Prozesse in verbundenen Unternehmen, Vorhersagen (Forecast), und die Manufacturing Execution (MES). Interessant wird sein, wie die ERP-Systeme den Spagat zwischen Backend und modulare Bauweise im Zusammenspiel mit Cloud gewährleisten können.

 Welche technologischen Anforderungen sehen Sie von Nutzerseite an moderne ERP-Systeme?

OS: Beherrschbarkeit und Simplifizierung sind die zentralen Anforderungen und das ganze idealerweise adaptiv. Das heißt, neue Business-Prozesse müssen sich schnell in bestehende IT-Landschaften einbinden lassen.

 Wo liegt die Zukunft von ERP, in Zeiten in denen Digitale Business Transformation, Mobile, Social und Cloud die Trends vorgeben? Welche Optionen haben die ERP-Anbieter?

OS: „Schuster bleib bei deinen Leisten“, könnte das Motto lauten. In der bereits erwähnten Beherrschbarkeit und der Vereinfachung liegen die Stärken einer Standard Software. Aber auch in der Möglichkeit, alles ohne Orchestrierung greifbar zu machen. Von daher „Simplifizierung“. Ein weiterer Pluspunkt ist der Umgang mit Big „trusted“ Data, also Photos, 3D-Darstellungen, Simulationen, etc.

In Zeiten massiver Dynamik spielt Erfahrungsaustausch eine wichtige Rolle – Welche Rolle spielt dabei die DSAG und welche Möglichkeiten bietet sie Anwendern?

OS: Derartige Überlegungen voranzutreiben und die damit verbundenen Entwicklungen als Stimme der Anwender zu begleiten, ist eine der Aufgaben der DSAG. Mit dem Potenzial des Prozess- und IT-Know-hows ihrer Mitgliedsunternehmen über diverse Industriezweige hinweg, kann die DSAG die Diskussionen um die Transformation 4.0 bereichern, mit dem Ziel, die Potenziale eines ganzheitlichen Ansatzes zu erkennen und umzusetzen. Damit können wir als Netzwerk den Industrie 4.0-Gedanken und die dafür notwendige Kooperation doppelt unterstützen. Zum einen bringen wir die Perspektive der Anwender in den Gesamtrahmen ein, damit Industrie 4.0 nicht nur ein Anspruch von Lösungsanbietern, sondern vor allem auch  ein ökonomischer Erfolg für die anwendenden Unternehmen wird. Zum anderen unterstützen wir in Richtung unserer Mitglieder den Austausch und die Kooperation, damit uns der notwendige Wandlungsprozess, die Transformation 4.0, für die Standorte Deutschland, Österreich und die Schweiz (DACH) auch in der Breite gelingt. International sind wir auch gut vernetzt.

Die DSAG ist Partner des 7. Confare CIO & IT-Manager Summits und hochkarätig auf der Veranstaltung vertreten. Hier kann man sich auch über die Möglichkeiten einer Mitgliedschaft und die aktuellen Tätigkeiten umfassend informieren: http://www.confare.at/2300_DE-Veranstaltungen-Partner.htm?vid=452#partner99482