Eventmanagement part 3

Je mehr man sich darüber Gedanken macht, wer zu dem Event kommen soll, umso zielgerichteter kann man ihn ansprechen. Klingt nach einer Binsenweisheit.
Aber was heißt das in der Praxis? Da hilft eines: Holen Sie sich Vergleichswerte. Suchen Sie auf den Webseiten vergleichbarer Unternehmen und schauen Sie sich dort in den Archiven um. Nicht selten finden Sie dort Fotos von Events der Vergangenheit, manchmal sogar mit Namenslisten der Teilnehmer und Referenten. Auch die eigenen Events der Vergangenheit bieten einen guten Input. Schauen Sie sich an, wer da war und wer diesen Teilnehmerkreis noch
gut ergänzen würde. Und wenn Sie wissen wer kommen soll/wird, dann können Sie daran gehen, sich darüber Gedanken zu machen, was für ihn/sie interessant und attraktiv ist. Dabei empfiehlt es sich, so unvoreingenommen wie möglich zu sein.

Generell gibt es bei der Planung eines Events die fünf W-Fragen durchzugehen. Ich fange mit der am wenigsten entscheidenden an:

Wo? Die Location hat fürs erste Mal alle notwendigen technischen und organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Mit einer ausgefallenen
Location kann man Sympathien gewinnen und Attraktivität schaffen. Aber letzten Endes ist sie doch nur Bühne für Ihre Inszenierung. Sie bestimmen den Stellenwert den der Ort in Ihrem Stück hat. Wann? Es gibt immer wieder Zeiten, an denen für eine bestimmte Zielgruppe
Events auf keinen Fall funktionieren. Die großen Messen sollte man terminlich umschiffen und sich ansonsten am besten mit Insidern unterhalten.

Für Leute aus dem Controlling ist ein Event um Jahresabschlusszeit wahrscheinlich sinnlos, während viele Industrieunternehmen im Sommer Betriebsferien machen. Dann noch die Ferienzeiten beachten... Der Termin ist aber nur ein Nebenaspekt. Auf Grund der Fülle an angebotenen Events, ist es fast unmöglich nicht irgendeine Konkurrenzveranstaltung zu übersehen, oder einfach hinnehmen zu müssen.
Wie? Das Format Ihrer Veranstaltung sollte in jedem Fall gut definiert sein. Denn so können Sie entscheiden, was Ihre Teilnehmer mitnehmen: Infos, Stimmungen oder gleich ein Produkt!? Soll diskutiert werden, geht es mehr um Netzwerk, geht es um wohlfühlen?
Was? Welche Infos wollen Sie transportieren? Welchen Input kann Ihr Unternehmen seinen potentiellen Kunden mitgeben? Am besten Sie behalten die erste Frage - das was Sie transportieren wollen - im Hinterkopf und kümmern sich darum, was Ihre Eventteilnehmer brauchen können. Ihren Inhalt können Sie zwischen den Zeilen kommunizieren.
Wer? Um Ihren Event unvergesslich zu machen, ist es fast das wichtigste, dass letztlich auch die richtigen Leute vor Ort zu haben. Wenn Ihre Event-Teilnehmer bei Ihrem Event das passende Netzwerk vorfinden, dann werden sie auch bestimmt den Event als gelungen empfinden. Laden Sie Gastreferenten und Keynote-Speaker ein, die für Ihre Teilnehmer interessant
sind, holen Sie sich Medienpartner und Prominente.