Erst wenn diese Fragen alle zur Genüge geklärt sind, müssen Sie sich um den Rahmen der Veranstaltung kümmern, Caterer, Band, Kabarettisten buchen, die Einladung gestalten usw.
Die Gestaltung der Einladung soll sich dann vor allem an zwei Dingen orientieren:
1. Welche Stimmung wird der Event haben - Business, Social, Info, Diskussion…
2. Welche Inhalte werden behandelt
Informationen sind wichtiger Motor unseres Gesellschafts- und Geschäftsleben. Sie sind aber auch ziemlich leicht beziehbar. Medien dazu gibt es genug. Spannend sind immer mehr die persönlichen Dimensionen. Ich erlebe immer wieder auf Konferenzen, dass Fachwissen weniger interessiert aufgenommen wird, als anekdotisches Wissen und wiedergegebene Erfahrungen. Das gilt vor allem während des Events.
In der Einladung jedoch ist das anders: In der Einladung kommunizieren Sie praktisches Wissen – nicht Anekdoten sondern Hardfacts. Zeigen Sie, dass die Inhalte Ihrer Veranstaltung komplex und hochkarätig sind. Aber Vorsicht – verfallen Sie nicht in Ihren Unternehmens Fachjargon. Bleiben Sie allgemein verständlich. So interessieren Sie auch Personen, die Ihre Produkte nicht kennen.
Was das Leben von Eventorganisatoren so extrem schwierig macht: Bei der Fülle an angebotenen Veranstaltungen, kann es passieren, dass auch Events wo alles stimmt, zu wenig Teilnehmer haben. Wir haben bei unseren Seminaren und Konferenzen die Erfahrung gemacht, dass herkömmliche Directmailings immer weniger Sinn haben. Mit Aussendungen an 10.000 gut recherchierten Adressen kriegt man nicht mehr als 80 bis 100 Teilnehmer. Wir leben mit dieser Situation schon Jahre und die Finanzkrisen hat die (Zeit-)Budgets unserer Kunden auch nicht gerade ausgebaut.
Wir erleben, dass Netzwerke extrem wichtig sind, um Events mit den richtigen Teilnehmern zu füllen. Das gilt für reale und virtuelle Netzwerke.
Die persönliche Ansprache ist es, mit der Sie Ihren Event positionieren können. Sie müssen also selbst auf Events gehen um Leute kennenzulernen, die für Ihren Event als Teilnehmer in Frage kommen. Sie müssen auf Facebook, Xing usw. unterwegs sein, und am besten auch noch bloggen. Erzählen Sie online die Gesichte Ihres Events und Sie werden Feedback bekommen.
Wenn Sie in die Materie der Eventmanagement und -organisation noch tiefer einsteigen wollen, empfehlen wir Ihnen unser Seminar am 12. November zu diesem Thema.
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