#Top CIO 2014: Thomas Zapf leitet die IT der Styria Mediengruppe in Zeiten der Digitalisierung

Gerade die Medienbranche spürt massiven Digitalisierungdruck und muss ihr Geschäftsmodell laufend an die geänderten Marktbedingungen anpassen. Der CIO ist besonders gefragt um für das Unternehmen „Fitness für die Zukunft“ zu garantieren. Thomas Zapf leitet die Styria IT-Solutions und wurde von unserer hochkarätigen CIO AWARD Jury als Top-CIO 2014 ausgezeichnet.

Die Medienbranche steht in Zeiten der Digitalisierung deutlich unter Druck – wie stellen Sie sicher, dass die IT fit für diesen Transformationsprozess ist?

TZ: Diese Fragestellung beschäftigt uns fortwährend und stellt uns immer wieder vor neue Herausforderungen. Es ist ja nicht so, dass sich die Medienbranche vollends in die Digitalwelt bewegt. D.h. wir müssen beide Welten „Print & Digital“ zuverlässig und flexibel entsprechend der Markt- und Kundenerfordernissen, wenn auch mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten, weiterentwickeln. Wir haben einen mehrstufigen Prozess aufgesetzt, der maximale Businessausrichtung und  Innovationsräume bei konstanter Betriebsqualität für Print & Digital gleichauf adressiert. Auf Basis dieses Prozesses werden regelmäßig Gespräche mit den verantwortlichen  Kundenvertretern, Partnern und Lieferanten unter bestimmten Kriterien  geführt um jederzeit „Fit für die Zukunft“ aufgestellt zu sein.  Somit wird sichergestellt, dass a) alle in einem Boot sind, b) ein aktueller Informationsfluss gegeben ist, c) die erforderlichen  Planungsparameter zeitnah vorliegen.  Die Erfassung, Dokumentation sowie die Aufbereitung der Entscheidungsunterlagen erfolgt über das zentrale IT-Projekt Management Office (IT-PMO). Auf Grundlage der Entscheidungskriterien (go/no go), werden die akkordierten Vorgehensweisen (Budget-, Ressourcenanforderungen, Projektierungsform z.B. Piloten, Servicekalkulationen, ...) und Verantwortungen pro Vorhaben festgelegt und in den diversen Planungszyklen berücksichtigt. Diese Vorgehensweise ermöglicht  es uns, organisatorische Vorbereitungen bzw. Anpassungen zeitgerecht einzuleiten.

Welche Auswirkungen hat das auf die IT-Strategie?

TZ: Die Auswirkungen sind sehr umfassend und beziehen sich nicht nur auf die IT Strategie, sondern ebenso auf die gesamte Wertschöpfung der Organisation, den Planungszyklen, den  Zusammenarbeitsstrukturen und den damit einhergehenden IT Servicedienstleistungen. Auf Basis eines umfassenden IT Master Jahresplanes (abgeleitet aus einer rollierenden 3-Jahresplanung), welcher durch unser zentrales IT Projekt Management Office (Projekt-, Budget- und Serviceport-foliomanagement) geführt wird, haben wir uns qualitätsgesicherte Projektstandards und  umfassende Überwachungs- und Steuerungsmöglichkeiten geschaffen. Gemeinschaftlich werden die Anforderungen im IT Management Board bewertet und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit  im strategischen Gesamtkontext priorisiert und umgesetzt.

Wie gestalten Sie Ihre Rolle als CIO im Unternehmen?

TZ: Die Aufgaben des CIO der Styria IT sind neben der Gesamtverantwortung für die IT im Konzern, zusätzlich mit operativen Zuständigkeiten, entsprechend den Expertisen versehen. Der Schwerpunkt der CIO Rolle liegt eindeutig auf der strategische Unternehmens-, Markt- und Kundenentwicklung sowie auf der Organisationsperformance. Damit ist sichergestellt, dass die wichtigen und richtigen Dinge zur richtigen Zeit erfolgen. 

Aufgrund der Dynamik der Medienbranche ist es nicht möglich sich auf CIO Level ausschließlich mit IT Entwicklungen auseinanderzusetzen. Mit Hilfe unserer Führungskräfte, Spezialisten und Partner haben wir ein starkes Team zur Verfügung und können die  Geschäftsanforderungen unserer Kunden innovativ und flexibel begleiten.

Gemäß unseres Mottos: Die Styria IT ist eben … more than IT, orientieren wir uns verstärkt auf das Kundenbusiness und auf den Mehrwert der IT für das Business unserer Kunden (Business Enabler).

Damit wir speziell das  digitale Medien-Business bestmöglich unterstützen können, haben wir den  strategischen Geschäftsbereich  „Media Solutions“ mit einer zusätzlichen Geschäftsführung ausgestattet. Des Weiteren gibt es in Kroatien eine dezidierte Geschäftsführung, damit die geographische Kundennähe und die betrieblichen Erfordernisse im Sinne der IT Governance/Compliance gewährleistet sind. Der CIO bildet mit den Geschäftsführern und den Geschäftsbereichsleitern das Managementboard. Somit sind kurze Entscheidungswege innerhalb der Geschäftsbereiche gegeben. Umfassende Unternehmensentscheidungen werden gemeinschaftlich im Management-Board getroffen. Somit ist sichergestellt, dass die Unternehmensentscheidungen und Ausrichtungen in die jeweiligen Geschäftsbereiche übertragen und von allen mitgetragen werden.

Die Kommunikation mit den Vorständen wird, abhängig von den Themenschwerpunkten, gemeinsam vom CIO mit den zuständigen Geschäftsführern wahrgenommen. Das Kundenmanagement (Demand-Management) wird von den jeweiligen Geschäftsführern bzw. Geschäftsfeldleitern durchgeführt. Damit trotz der offenen und autonomen Zusammenarbeit ein durchgängiger Informationsstand sichergestellt werden kann, haben wir in einem 2-Wochen-Rhythmus „Management Meeting (Management Board, inkl. Projektportfoliosteuerung)“ installiert.  

Die Gesamtverantwortung und Letztentscheidung liegt klar beim CIO – und der Kunde steht dabei im Fokus!

Mobil & Cloud sind in aller Munde – wie wichtig sind diese Trendthemen aus Ihrer Sicht für die Unternehmens-IT?

TZ: Wir wachsen mit den Kunden, demzufolge müssen wir immer im Trend sein – aber am besten ein kleines Stück voraus.

Mit dem Trendthema „Mobil & Cloud - jederzeit verfügbare Daten“ beschäftigen wir uns daher fortwährend und dabei ist sowohl für die generelle Unternehmens-IT wie auch für die Digitalisierungs-strategie ein großes Thema. Einhergehend mit den Themenbereichen „Datenverantwortung und Sicherheits- Risikomanagement“, den Anforderungen an die „Datenqualität und der businessorientierten Datenaufbereitung  (z.B. BI, ECM)“, den unterschiedlichsten “mobilen Displays“  u.v.m. ist es unerlässlich, dass wir uns intensiv über die IT Belange hinaus mit den Geschäftsanforderungen unserer Kunden auseinandersetzen. Demzufolge investieren wir zunehmend ins Business Consulting. Nur so können wir langfristig und transparent einen nachvollziehbaren Mehrwert der IT sicherstellen. Die Kundenzufriedenheit ist neben den wirtschaftlichen Erfordernissen ein treibender Faktor für unseren langfristigen Erfolg.

Gegenwärtig verfolgen wir den Hybrid-Ansatz. D.h. je nach Datenkategorie bzw. Datenklassifizierung werden die Daten über interne bzw. externe Plattformen zur Verfügung gestellt.

Welche Bedeutung hat für Sie der CIO AWARD?
Ich habe mich bis dato noch nie bei Awards odgl. angemeldet. Die Styria IT hat es sich aus meiner Sicht jedoch verdient, dass die außerordentlichen Leistungen im Jahr 2013 sichtbar honoriert werden. Ausgehend von einer von Kosteneinsparungsprogrammen geprägten IT- und Organisationslandschaft wurde 2013 eine zukunftsorientierte Neuausrichtung initiiert und umgesetzt. In einer beachtenswerten Zeit konnte ein äußerst umsetzungsfähiges Team mit internen und externen Partnern aufgebaut und die unterschiedlichsten Expertisen zukunftsorientiert in der Organisation gebündelt und eingebunden werden.

Durch konstruktive Zusammenarbeit konnte innerhalb nur eines  Jahres eine Neuorientierung vom IT Outsourcing Kandidaten hin zum anerkannten internen Partner geschaffen werden. Ein  toller „turn around“, welcher die Leistungsfähigkeit und Potenziale der Styria IT und des gesamten Styria Konzerns beeindruckend aufzeigt. Besonders hervorheben möchte ich in diesem Zusammenhang die sichtbare Unterstützung und das ausgesprochene Vertrauen des Vorstandes sowie die gute   Zusammenarbeit in der gesamten Unternehmensgruppe - ein großes Team mit klarem Fokus nach vorne.

Der Teamerfolg wurde im Rahmen des 7. CIO & IT-Manager Summits mit einer Auszeichnung als Top CIO 2014 belohnt.