"Die IT Industrie hat keine Antworten auf die komplexen Fragen von heute"

CIO AWARD Preisträger Eric-Jan Kaak über das Managen der Komplexität und die Kunst, die richtigen Fragen zu stellen

Eric-Jan Kaak, Agiler Coach bei IcoSense, hat als CIO von Blizzard und der Tecnica Gruppe große ERP Projekte geleitet und wurde mit dem Confare CIO AWARD ausgezeichnet. Im Gespräch rät er zu Misstrauen, wenn ERP Hersteller versprechen, die Welt würde mit einem neuen System plötzlich rosarot. Gelegenheit Eric-Jan Kaak persönlich zu erleben bieten seine Keynote Vorträge bei 2 Confare Veranstaltungen im Oktober, dem ERP Infotag am 6. Oktober im Wien Museum und bei #Digitalize 2016 im Wiener Chaya Fuera.

Welche Rolle spielt ERP noch als Kernsystem eines Unternehmens?

Das richtige Wort ist "Kernsystem". Welche Funktion hat ein ERP System im Kern? Es bildet datenmäßig alle Prozesse eines Unternehmens ab.

In Wikipedia wird das beschrieben, was die Softwareindustrie uns seit 25 Jahren versucht unter ERP zu verkaufen: "ERP-Systeme sollten weitgehend alle Geschäftsprozesse abbilden. Eine durchgehende Integration und eine Abkehr von Insellösungen führen zu einem ganzheitlichen ERP-System, in dem Ressourcen unternehmensweit verwaltet werden können. ERP-Systeme verbessern zudem den Kommunikationsfluss im Unternehmen und können im Sinne von E-Collaboration die Zusammenarbeit im Unternehmen effizienter gestalten." 

Ein "ganzheitliches" ERP System, setzt aber auch ganzheitliches Denken und Handeln voraus. Eigenschaften, die man in vielen Unternehmen mit der Lupe suchen muss. 

Ich habe noch kein Unternehmen gesehen, in dem nach der Einführung einer ERP Software plötzlich alle von der Verbesserung der Kommunikationsflüsse gesprochen haben.

Wenn ERP wieder auf das reduziert wird, was es sein sollte, gibt es durchaus noch ein Berechtigungsdasein.

Betriebswirtschaftliche Daten werden in einer Datenbank erfasst. Die Business Logik jedes ERP-Systems ist im Grunde doch folgende: Durchlaufzeit so gering wie möglich - Lagerstand so gering wie möglich. Das kann ein ERP-System berechnen, besser als jeder Mensch. Dazu kommt noch ein ordentliches Stammdatenmanagement (Master Data Management), um die Produkte und Dienstleistungen möglichst effizient und effektiv zum Kunden zu bringen. Für diese Funktionen hat ERP eine wichtige Funktion. Ebenso für die geregelte Welt des Rechnungswesens mit ihren Konsolidierungen und unterschiedlichen Bewertungsmethoden ist ERP durchaus bedeutend.

Alles, was stabil laufen sollte und wenig Veränderungen unterliegt, ist wunderbar geeignet, um von ERP-Systemen "verwaltet" zu werden. Für dynamische Markt- und Businessumgebungen gibt es inzwischen genügend Lösungen in der Cloud.

Wann sollte ein Unternehmen auf die Suche nach einem neuen ERP-System gehen?

Sind die etablierten ERP-Systeme geeignete Werkzeuge, um Unternehmen fit für das Digitale Business zu machen?

Ein Unternehmen sollte sich ständig überlegen, ob die bestehenden Werkzeuge den Herausforderungen des Jetzt und der Zukunft gewachsen sind. Immer und jederzeit.

Das klingt unmöglich, aber es ist an der Zeit, die Bedeutung von ERP anders zu denken. 

ERP-Systeme waren zu einer bestimmten Zeit durchaus eine sinnvolle Lösung, wenn es darum ging, komplizierte Prozesse zu managen.

Um die richtige Funktion eines ERP-Systems zu verstehen, müssen wir zuerst begreifen, wie Systeme - hiermit meine ich die ganzen Wechselwirkungen zwischen Menschen und ihr Umwelt - funktionieren. Man muss einen Unterschied machen zwischen "einfach", "kompliziert", "komplex", "chaotisch" und "Verwirrung", wie es der walisische Forscher und Wissensmanagement-Berater Dave Snowden macht. In seinem Framework - er nennt es "Cynefin", was "Lebensraum" auf walisisch bedeutet - kategorisiert er Problemsituationen und Systeme gemäß ihrer Ordnung und deren Wechselwirkungen und leitet daraus Handlungsmuster ab.

In einfachen Systemen ist die Beziehung zwischen Ursache und Wirkung für alle offensichtlich und es können bewährte Praktiken ("best practices") angewandt werden. Die Reihenfolge der Handlungen, um mit einfachen Systemen umzugehen ist "beobachten - kategorisieren - reagieren".

Kompliziert bedeutet, dass Ursache und Wirkung eines Ereignisses zwar zeitlich und räumlich voneinander getrennt sind, im Prinzip ist aber der gesamte Verlauf der Aktionskette vorhersehbar: A ergibt immer B. Man braucht Fachwissen, um die Wirkungen zu verstehen, aber mittels der Methodiken "beobachten - analysieren - verstehen" können "good practices" herausgearbeitet werden.

Mithilfe moderner ERP-Systeme ist man durchaus in der Lage, einfache und komplizierte Prozesse abzuwickeln und zur Zufriedenheit des Kunden zu Ende zu führen. Auch andere Standardisierungswerkzeuge, wie z.B. ITIL, PRINCE2, Wasserfall, etc. funktionieren in einem komplizierten Umfeld.

Der Satz "das haben wir immer schon so gemacht" ist in diesem Kontext durchaus treffend.

Im Gegensatz zu komplizierten Systemen ist das Verhalten komplexer Systeme nicht vorhersagbar. Einzelteile eines komplexen Systems können standardisiert (einfach oder kompliziert) ablaufen, aber die Interaktion der einzelnen Teile verursacht eine ständige Veränderung. Dadurch entsteht Komplexität.

Angetrieben durch die Technologien des 21. Jahrhunderts (Social Media - Cloud - Big Data - Mobile) entsteht ein hochdynamisches Umfeld. Die darin befindlichen Systeme können mit den Lösungen der "Good Practices" nicht mehr beherrscht werden. 

In diesem Fall sind Tools, Standardisierung, Regeln, Strukturen oder Prozesse keine hinreichende Antwort, wenn es um Probleme und  Problemlösung geht. Gerade die Methoden, die im Industriezeitalter nützlich waren, versagen: In einem komplexem Umfeld geht es nicht um die Frage, wie ein Problem gelöst wird, sondern wer das tun kann. Deswegen werden erfahrene Menschen bedeutsam. Menschen mit Können und Ideen. Snowden empfiehlt hier die Vorgehensweise "probieren - beobachten - reagieren". Es gibt in Teilen erkennbare Muster und etliche Unbekannte. Komplexe Systemumgebungen brauchen eine Projektmethode, die Lernen zulässt und fördert. Hier sind agile Methoden wie Kanban oder Scrum zu Hause.

In chaotischen Systemen können keine Ursache-Wirkungsbeziehungen identifiziert werden. Eine neue Aufgabe ist in einem neuen Umfeld zu erledigen. Es gibt viele Unbekannte und viele Turbulenzen. Auf identischen Input kann das System mit unterschiedlichen Outputs reagieren, da es sich beständig verändert. Hier muss man Prototypen entwickeln und aus den Erkenntnissen lernen. Kontinuierlich.

Ein gezieltes und gesteuertes Vorgehen ist in chaotischen Systemen nicht möglich, deshalb ist hier der empfohlene Lösungsansatz: "handeln – beobachten – reagieren“.

Wenn Anforderungen und Handlungen überhaupt nicht mehr kompatibel sind, befindet sich das System in einem Zustand der "Verwirrung" - das Management zieht sich dann in ihre Komfortzone zurück ("das haben wir noch nie so gemacht") und es werden Entscheidungen nur aufgrund bestehender Erfahrungen gemacht ("da könnte ja jeder daherkommen") - ohne Rücksicht auf die aktuelle  Situation.

In einem komplexen und chaotischen Umfeld versagen die heutigen ERP-Systeme vollkommen - blöd ist es nur, dass die Anbieter den Anspruch erheben "alles auf Knopfdruck" lösen zu können.

Das heißt, wenn es in Unternehmen Prozesse gibt, die seit Jahren nach dem gleichen reproduzierbaren Muster ablaufen, sind ERP-Systeme durchaus die Lösung. Wenn jedoch Themen wie Skalierbarkeit Richtung Cloud, moderne User-Interfaces, mobile Anbindung des Außendienstes, etc auf den Tisch kommen, dann sollte man darüber nachdenken, bestehende-ERP Systeme zu modernisieren.

Allerdings, wenn es darum geht, in der komplexen Wirtschaftswelt von heute zu überleben, sprich: mit Komplexität umzugehen, ist ein neues ERP-System sicherlich nicht die Antwort. Einfach weil ERP-Systeme auf komplexe Herausforderungen keine Antwort haben.

Niels Pfläging schreibt in seinem Buch "Organisation für Komplexität. Wie Arbeit wieder lebendig wird – und Höchstleistung entsteht " richtig: "Komplexität kann weder gemanagt, noch reduziert werden. Man kann ihr nur mit menschlichem Können begegnen."

Was empfiehlst Du Unternehmen, die aktuell ein neues ERP suchen? Welche Anforderungen sind dabei wichtig?

Man sollte sich zuerst die Frage stellen: "Auf welche Frage ist "Ein neues ERP-System" die Antwort?" Was ist überhaupt das Problem?

Die ERP-Hersteller versprechen seit Jahrzehnten die Lösung aller Businessprobleme, in der die Welt auf Knopfdruck plötzlich rosarot wird.

Unternehmen tappen in die Informationsfalle und glauben, dass die Reporting-Blindheit mit der jahrzehntelangen Pflege von Daten- und Informationssilos plötzlich von einem umfassen, allwissenden Informationssystem abgelöst wird.

In der IT kennen wir alle die Kette: Daten - Information - Wissen - Weisheit. 

Jeder erhofft sich Weisheit aus den ERP-Daten.

Der Weg dorthin ist aber sehr beschwerlich. Mit Daten kann ich folgende Fragen beantworten "Was ist passiert?", da sind die ERP-Daten wesentlich, da sind aber auch die meisten stehen geblieben. 

Wer aber beantwortet folgende Fragen mit den Daten aus dem ERP-System:•Was ist passiert? (Daten)

•Was wird passieren?

•Warum ist das passiert?

•Was passiert gerade?

•Was machen wir jetzt?

•Was bedeutet das für den Kunden? (Weisheit)

Big Data und Internet der Dinge / Industrie 4.0 versprechen uns die Antworten auf die letzte Frage; viele Unternehmen sind aber noch gar nicht so aufgestellt, als dass sie in der Lage wären, die Frage nach der Kundenbedeutung zu beantworten.

Wenn ich als Unternehmen aber nicht in der Lage bin, mich so aufzustellen, dass ich die Anforderungen des 21. Jahrhunderts meistern kann, werde ich das sicherlich mit einem ERP-System auch nicht besser bewältigen.

Die Frage also lautet: Bin ich flexibel genug in meiner Struktur und transparent in meinen Entscheidungswegen, oder bin ich im Grunde noch eine klassische hierarchische Organisation, in der Anforderungen und Strategien von oben nach unten rieseln und Information über das, was am Markt geschieht, gefiltert zurück nach oben getragen werden. Und in der man sich monatlich über Abweichungen vom längst obsoleten Plan unterhält in KPI-Sitzungen, die nie nach dem "Warum machen wir das?", sondern immer nach dem "Wer ist verantwortlich?" fragen.

Softwarelösungen allein lösen nichts. Was digital entsteht, muss analog weiterverfolgt werden und anders herum. Wissen, das in einer Datenbank liegt, ist noch immer keine Expertise. Technische Lösungen können Information unterstützen, sie ersetzen aber nicht Entscheidungen, die zum Wohl des Kunden beitragen sollen.

ERP-Systeme können wunderbare Antworten liefern - sie nehmen die Menschen aber nicht aus der Verantwortung, die richtigen Fragen zu stellen.

Wenn ich bereit bin, die Unternehmensstrukturen und die Unternehmenskultur an die moderne Zeit anzupassen, kann ERP ein winziger Baustein sein. Nicht mehr.

Welche Veränderungen erwartest Du im ERP-Markt? Welche Art von Anbietern haben Zukunft?

Der ERP-Markt wird zu einem Kundenmarkt - künftig wird nicht mehr der bisherige Haus-und-Hof-ERP-Lieferant das Sagen haben, sondern überwiegend die ERP-Anwender. Sucht der Anwender neue Lösungen, sei es für Teilbereiche oder auch für mehr, wird er sich nicht mehr wie bisher ziemlich alternativlos an seinen üblichen ERP-Komplett-Anbieter wenden, sondern sich aktuell am Markt orientieren und frei wählen. Damit ist die Zeit der langjährigen Bindung zum alleinigen ERP-Lieferanten vorbei.

Kunden werden Lösungsanbieter bevorzugen, die ihnen dabei helfen, die komplexen Probleme dieser Zeit zu meistern. So ist die Herausforderung des Autoherstellers nicht mehr, wie er noch sparsamere Automobile entwickeln kann, sondern wie er mit Mobilität im Zeitalter begrenzter Ressourcen und zunehmender Urbanisierung bei gleichzeitiger Digitalisierung umgeht. Sportartikelhersteller müssen ihre Produkte nicht mehr nur pünktlich in die Läden liefern, sondern sich gleichzeitig darüber Gedanken machen, welchen Stellenwert der stationäre Einzelhandel heutzutage überhaupt noch haben kann.

Plötzlich werden die bewährten Geschäftsmodelle (mit den darunter in Beton gegossenen Prozessen im ERP-System) angegriffen und von heute auf morgen abgelöst.

ERP-Systeme und deren Hersteller liefern auf diese existentiellen Fragen zur Zeit nur ungenügende Antworten.

Die Strategie muss heißen:  "Flexibilität" und "Eat Your Own Dogfood" - die Flexibilität, die die Anbieter beim Kunden predigen, müssen sie auch vorleben.

Es werden jene überleben, die den Kunden vom derzeitigen Blindflug in den Sichtflug begleiten.

Bei einzelnen Projekten sollte es darum gehen, die Ziele dem anzupassen, was momentan am sinnvollsten erscheint, und dafür die passenden Mittel auszuwählen, anstatt stur dem nachzurennen, was vor ewigen Zeiten beschlossen wurde.

Und statt das zu tun, was man sich einst vorgenommen hat, oder noch schlimmer, das zu tun, was man nun mal so macht, sollte es um die richtigen Resultate gehen. Nicht das machen, was der Kunde will, sondern das, was der Kunde braucht.

Zudem werden sich auch die Business-Modelle der Anbieter ändern: Mietmodelle werden die Regel werden – modulare und anpassbare Front-Ends lesen Daten aus, die der Kunde wieder verwerten kann. Die Business Logik dazu gibt’s in der Cloud.

Hersteller, die noch immer Monolith-Systeme kaufen, werden vom Markt verschwinden. Früher war ERP die Welt - heute ist es nur ein kleiner Teil dieser komplexen Welt. Nicht unbedeutend - aber die Welt funktioniert auch ohne.

Zu den Vorträgen von Eric-Jan Kaak können Sie hier Details finden, und sich anmelden:

Confare #Digitalize 2015 14. Oktober 2015, Chaya Fuera, Wien

Confare ERP-Infotag 2015, 6. Oktober, Wien Museum, Wien

Bio: Eric-Jan Kaak arbeitet als Senior Agile Coach bei IcoSense – ein IT-Startup Unternehmen in Zell am See. Nach langjähriger Tätigkeit als Controllingleiter und CIO in nationalen und internationalen Unternehmensgruppen, entwickelt und implementiert er nun gemeinsam mit Partnern und Kunden neue Organisations- und Businessmodelle um Firmen fit für die Herausforderungen der Digitalen Gesellschaft zu machen. Für seine Pionierarbeit bei der Einführung von kanban im IT-Umfeld wurde er 2013 mit dem Confare CIO Award ausgezeichnet – IBM bezeichnet  Eric-Jan als einer von weltweit 10 „Wild Ducks“ – Leute, die immer auf der Suche sind nach Neuem, und die  Neugier, Kreativität und Technologie zum Wohle aller miteinander verknüpfen.“