Experteninterview: Wann es Zeit wird, ein neues ERP zu suchen, und was man nach einer erfolgreichen Implementierung tun sollte

Auf dem Confare ERP-Infotag zeigt Lukas Schmid, ERP Profi bei FWI, die Erfolgsfaktoren der ERP Umsetzung beim Kunden Fischer Sports. Im Vorfeld haben wir ihn nach seiner Meinung gefragt, wann es Zeit ist, über ein neues ERP-System nachzudenken und warum man nach einer erfolgreichen ERP Einführung nicht gleich zu Business-as-usual zurückkehren sollte.

Anmeldung und Details zum ERP-Infotag finden Sie auf www.erp-infotag.at

Was sind die Anzeichen, die zeigen, dass ein Unternehmen im Bereich ERP etwas tun sollte?

Es gibt unterschiedliche Faktoren, die unsere Kunden bewegen, eine Änderung beim ERP-System vorzunehmen. Einerseits können dies Firmenzusammenschlüsse, auslaufender Support oder auch unzureichende Zukunftsfähigkeit sein. Andererseits sehen wir wenig Controlling-Unterstützung oder stärkere, interne Betrachtung der eigenen Kernprozesse als Auslöser. Zusammengefasst beobachten wir, dass sich Unternehmen heutzutage viel mehr mit ihren Prozessen auseinandersetzen und in Folge in ein Re-Design und auch in ein entsprechend unterstützendes ERP-System investieren.

Deckt das aktuelle ERP-System nicht mehr die Anforderungen der Kernprozesse, aus beispielsweise integrativer Sicht, ist dies das beste Anzeichen für einen notwendigen Wechsel.

Welchen Vorteil kann ein Unternehmen von einer modernen ERP Lösung erwarten?

Zukunftssicherheit, Unternehmenssteuerungs- und Controlling-Unterstützung, hoher Integrationsgrad – das sind nur ein paar Bereiche, in denen man Vorteile erwarten kann. Ein modernes ERP-System stellt die Integrationsbasis für die eigenen Kernprozesse dar. Zusätzliche existieren Verbindungen zu den Bereichen CRM, Business Intelligence und anderen, notwendigen Systemen. Wird die Einführung richtig vorbereitet und durchgeführt, hat man die Chance diese Prozesse zu optimieren und in den Vordergrund zu stellen. Dabei muss sich das Unternehmen immer mit folgender Frage beschäftigen: Ändern wir uns und unseren Prozess oder ändern wir das System?

Einen großen, lange anhaltenden Vorteil liefern ERP-Systeme dann, wenn die Prozesse nahe am Standard bleiben, denn so bleibt die Update-Fähigkeit des Systems langfristig erhalten. Wie aber unser Geschäftsführer Dietmar Winterleitner auf den Punkt gebracht hat: Dem Gedanken folgt der Grundsatz, dass die IT-Strategie auf der Unternehmens-Strategie aufbaut!

Welche Hausaufgaben sind vor einer Implementierung zu erledigen?

Wir haben in unserem Whitepaper „7 Erfolgsfaktoren von IT-Projekten“ herausgearbeitet, welche Erfolgsfaktoren eine Implementierung aus unserer Sicht hat. Viele der erwähnten Punkte stellen auch Hausaufgaben für die Vorprojektphase dar:

• Analysieren Sie Ihre Prozesse vor einer ERP-Implementierung – kennen Sie Ihre Schwachstellen!
• Enable your employees – schaffen Sie Verständnis für ein Projekt sowie für diese temporäre Kultur!
• Definieren Sie klar die Ziele und managen Sie die Erwartungshaltungen!
• Schaffen Sie Akzeptanz für dieses Projekt – machen Sie Betroffene zu Beteiligten
• Verinnerlichen Sie die ausgelöste Änderung – Change Management ist hier sehr wichtig!

Der Kunde muss sich entscheiden was für ihn Priorität hat: die Zeit, das Budget oder der Umfang. Unserer Erfahrung nach lautet die Entscheidung meist „time over scope“, um Termine zu halten und Themen, die nicht unbedingt zum Go-Live relevant sind, in eine Nachprojektphase zu verschieben.

An dieser Stelle möchte ich auch ein Zitat verwenden, dass ich gerne den Kunden mitgebe: „Wer hohe Türme bauen will, muss sich lange mit dem Fundament auseinandersetzen und in dieses investieren“. Daraus lässt sich für ERP-Projekte folgendes ableiten: Je mehr man in Analyse und Design investiert, dort Entscheidungen forciert und Lösungen herbeiführt, desto besser planbar ist der Rest der Implementierung. Und damit stellt Planung kein „schwarzes Loch“ mehr dar.

7 Erfolgsfaktoren für IT-Projekte http://bit.ly/erfolgsfaktoren-it-projekte

Implementierung erfolgreich – was nun? Was muss man beachten, um das ERP auch weiterhin optimal zu nutzen?

Nachhaltigkeit – es ist notwendig, die neu designten Prozesse zu aktivieren, das heißt ihnen Leben einzuhauchen und sie auch am Leben zu erhalten. Wir empfehlen: Lassen Sie sich punktuell bei Verbesserungen von den Implementierungs-Beratern helfen. Denken Sie immer daran: Das Projekt kostet das Unternehmen viel Kraft – Sie werden auch von den Errungenschaften profitieren. Darüber hinaus empfiehlt es sich weitere Verbesserungen und Optimierungen behutsam anzugehen, aber dennoch herrschenden Spirit des Projektes zu nutzen. Machen Sie Erfolge auch in Form von Kommunikation transparent!

Beachten Sie: Nach Abschluss eines ERP-Projektes geht man oft zu schnell zum Alltag über, das Unternehmen startet das nächste wichtige Projekt in einem anderen Bereich und man kann die Früchte der harten Arbeit nicht ausreichend ernten.

Im Sinne einer dauerhaften, langfristigen Nutzung empfehlen wir daher: Planen Sie bereits beim Projektabschluss die nächsten Schritte, in Abstimmung mit den Projektsponsoren und Stakeholdern und pochen Sie auf einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess!