Wie sicher kommunizieren Aufsichtsräte und Vorstände? Anforderungen an digitale Kommunikation

Das Unternehmen ICSA Boardroom Apps Limited bietet mit Boardpad eine spezielle Lösung für die sichere Kommunikation mit Aufsichtsräten und Vorständen. Wir sprachen im Rahmen des 4. Confare Swiss CIO SUMMIT mit Daniel Billep über die speziellen Wünsche dieser Zielgruppe, digitale Kommunikation und die Sicherheitsrisiken von Papier.

Inwieweit haben sich die Anforderungen an die Verteilung von Informationen geändert?

DB: Immer mehr Vorstände steigen auf die Verwendung einer App für Vorstandssitzungen um, um den Prozess der Verwaltung der Sitzung und der Unterlagen zu straffen. Der Wechsel zu einer App ist daher positiv weil im Zeitalter von Big Data immer mehr Information in kürzerer Zeit erhältlich ist und dadurch jegliche Updates zu Board Packs / Vorstandsmaterialien per traditionellem Weg, also Druck und Versendung, der elektronischen Lieferung nicht mithalten kann. Des Weiteren macht es heutzutage keinen Sinn schwere und umfangreiche Dokumente in der Aktentasche zu tragen wenn der Grossteil der Firmeninternen Kommunikation elektronisch stattfindet und somit auf dem Tablet erhältlich ist.

Welche Wünsche haben Vorstände und Aufsichtsräte?

DB: Vorstände und Aufsichtsräte machen sich weiterhin gerne Notizen auf ihren Unterlagen. Durch die Boardpacklösungen, die über integrierte Annotationsfunktionen verfügen, können die Geschäftsführer ganz einfach Kommentare oder Notizen hinzufügen, die Schlüsselpunkte unterstreichen oder ähnlich wie bei der Verwendung von Boardpacks in Papierform frei zeichnen. Es gibt auch eine zusätzliche Funktion zum Teilen der Kommentare, Generieren von Kommentarlisten und einfachen Navigieren von einem Kommentar zum nächsten.

Welche Risiken sind in diesem Zusammenhang zu beachten? Inwieweit ist Awareness für Sicherheitsfragen in den Führungsetagen zu finden – und was kann man dazu beitragen?

DB: Die Frage der Sicherheit der vertraulichsten Unterlagen ist immer eine der wichtigsten. Elektronische Boardpacks sind sehr sicher. Fragen Sie jedoch bei Ihren potentiellen Providern immer nach vollständigen Details einschließlich der durchgeführten Penetrationstests. Vergleichen Sie die Sicherheitseigenschaften mit den Risiken der Papierübermittlung. Wurde jemals ein Boardpack von einem Kurier nicht korrekt übermittelt? Wurden vertrauliche Unterlagen jemals in Zügen, Flugzeugen oder Hotels vergessen? Wurden Dokumente von einem Kurier an Hotel geliefert, nachdem Ihr Geschäftsführer bereits ausgecheckt hatte? Im Gegensatz zu Boardpacks in Papierform bieten Ihnen Notebooks oder iPads mit elektronischen Boardpacks immer noch ein Maß an Sicherheit, wenn diese verlegt wurden. Das Gerät an sich ist passwortgeschützt und hochgeladene Dokumente sollten automatisch verschlüsselt werden. So können Daten verlorener Geräte über Fernzugriff gelöscht werden.

Was ist ausschlaggebend für die Usability?

DB: Elektronische Boardpacks sind für eine möglichst intuitive und benutzerfreundliche Handhabung designt. Geschäftsführer kommen mit ihnen generell sehr schnell zurecht. Es ist wichtig, dass sie durch den Provider ordnungsgemäß eingewiesen wurden und dass ein permanenter Support zur Verfügung steht. Nach dem Training durch den Provider ist das Team von Gesellschaftssekretären/-sekretärinnen oft auch in der Lage, bei Standardfragen eine Hilfestellung zu bieten.

Welche Perspektiven und künftigen Möglichkeiten erwarten Sie?

DB: Der digitale Boardroom ist der Boardroom der Zukunft. Ob es Sicherheit, Nachhaltigkeitspolitik oder generelle Praktikalität ist, digitale Board Packs unterstützen alle drei Dimensionen.

Mehr zu Boardpad finden Sie hier: http://www.boardpad.de/ 
Treffen Sie ICSA Boardroom Apps beim Confare CIO SUMMIT - www.ciosummit.at