Helmut Pöllinger ist Geschäftsführer von Brainloop in Österreich.
Er berät Unternehmen dabei Kommunikationsprozesse im Unternehmen sicher zu
gestalten und Dokumente rechtsicher nutzbar zu machen. Er beobachtet dabei, wie
Messaging- und Kommunikationsgewohnheiten der Anwender aus dem Privaten Umfeld
Einzug in den Unternehmen halten. Ihre Usability, Geschwindigkeit und Convenience
schlagen e-Mails und was in den Unternehmen sonst genutzt wird um Längen. Doch
was bedeutet das für Rechtssicherheit und IT-Security im Unternehmen?
Im
Vorfeld zu seinem Vortrag auf dem 9. Confare CIO & IT-Manager Summit haben
wir diese Frage an Helmut Pöllinger gestellt.
Wie verändern sich die Bedürfnisse der Mitarbeiter auf den
Umgang mit Information im Unternehmen?
Die Kommunikation in Unternehmen und zwischen Unternehmen
gewinnt drastisch Geschwindigkeit was zu einer rasant steigenden Dialogfrequenz
führt. Während sich mittlerweile Menschen jeden Alters genauso gut auf sozialen
Plattformen wie beispielsweise Facebook bewegen, greifen jüngere seit Q3 2015
bevorzugt auf Messaging-Plattformen zu um Ihren Aufgaben nachzukommen. Die
Antwortgeschwindigkeit von E-Mails ist um den Faktor 10 langsamer und kommt für
sie daher nicht in Frage.
Was der Browser für den Computer war, ist der Messenger für
das Handy.
Yammer (von Microsoft übernommen) und Co werden so von
Firmenchat kontinuierlich aus dem Büroalltag verdrängt und schon heute
organisieren sich div. Firmen-Abteilungen oft primär über Facebook Messenger
und WhatsApp.
Wie fit sind österreichische Unternehmen Deiner Einschätzung
nach, um diesen neuen Bedürfnissen gerecht zu werden?
Es sind gerade jene Mitarbeiter im Unternehmen, die nach
2000 die Schule verlassen haben und heute damit 36 Jahre und jünger sind, die
das Kommunikationsverhalten im Unternehmen deutlich beeinflussen. Der Wunsch
effizienter und zielgerichteter zu arbeiten steht im Vordergrund. Dies ist Teil
einer Erwartung an eine Firmenkultur, die auch massive Auswirkung auf die
Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber hat. Die Implementierung der
Vorteile von Echtzeitkommunikation ist in „Enterprise-Austria“ noch nicht ganz
angekommen. Die Zahl derer die sich damit auseinandersetzen steigt aber
zunehmend und sichtbar in 2016. Gefordert ist jedenfalls die Einbeziehung von
Datenschutznotwendigkeiten wie existierender Legacy Systeme. Das wiederum ist
kein rein österreichisches Spezifikum. Daten welcher Art immer vor dem
unberechtigten Zugriff Dritter zu Schützen wird uns in den nächsten Jahren massiv
begleiten.
Mit welchen Risiken müssen Unternehmen dabei umgehen?
Noch wird vielerorts die Datensicherheit, insbesondere
Datenschutz nicht berücksichtig, da die Nutzung der Messenger nicht in eine
Unternehmensweite Security Policy eingebettet ist. Aus dem privaten Bereich
kommend, ist die Sensibilität für das Thema mit Wirkung für Unternehmen - etwa
Schutz des geistigen Eigentums von Unternehmen – nicht überbordend vorhanden.
Es bedarf technischer Maßnahmen, aber auch einmal mehr bewusstseinsbildender
Maßnahmen. Ein Großteil „gehypter“ Kommunikationslösungen wird von
amerikanischen Anbieter bereitgestellt, die anderen Sicherheitsrichtlinien und
womöglich Interessen folgen. Egal wie modern die Lösung ist, sie muss auch den
Sicherheitsanforderungen Österreichischer Firmen entsprechen - hier geht es
nicht zuletzt um eine der wichtigsten Ressourcen einer Firma: das geistige
Eigentum.
Darf Security Innovation und rasches Agieren auf dem Markt
verhindern?
Nein, Security muss Innovation oder gar rasches Agieren im
Markt überhaupt nicht zwingend behindern. Sie muss dazu aber praktisch schon
mit-eingebaut sein und automatisch immer da sein. Das ist dann leicht
realisiert, wenn die Messenger Infrastruktur eine entsprechende
Sicherheitsarchitektur aufweist und wenn eingebundene Informationen, Dokumente,
sonstige Ablagesysteme ebenso sicher ausgelegt sind. Viele der Messenger
Systeme kommen aus dem Consumer Bereich und finden aus Sicherheitsbetrachtung
unzulässige Anwendung in Unternehmen. Die Konfliktlösung muss hier jedoch nicht
sein das Prinzip der effizienten Kommunikation zu verurteilen, sondern eine
sichere Anwendung hierfür auszuwählen. Die optimale Vereinigung von
Datensicherheit und Kommunikationsoptimierung mit geeigneten Messengersystemen
stellt für sich eine Innovation dar.
Wie können moderne Kommunikationslösungen aussehen, die
Sicherheit und Flexibilität der Arbeit unter einen Hut bringen?
Da wir bei Messenger Systemen oft implizit von Cloud
Services sprechen, muss deren Sicherheitsarchitektur entsprechend konzipiert
sein. Zudem bieten einige Enterprise Chat Lösungen die Möglichkeit für große
Nutzerzahlen zudem „on premises“ betrieben zu werden, was weitere flankierende
Maßnahmen erleichtert, aber keineswegs ein Muss darstellt.
Werden Legacy Systeme eingebunden, so ermöglichen Software-
und Datenbankwrapper auf Mobilgeräten das Absichern von solcherart
ausgetauschten Informationen auch in einer offeneren BYOD-Strategie.
Idealerweise werden hochsichere Lösungen miteinander verknüpft,
was über Konnektoren mit geringem Aufwand realisiert werden kann und so die
unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen automatisch berücksichtigt werden. In
unserem gemeinsamen Lösungsansatz verbinden wir das hochsichere
Dokumentenmanagement System von Brainloop mit der sicheren Enterprise Chat
Lösung von Grape. Die Philosophie dabei ist: Der User arbeitet in seiner
notwendigen Geschwindigkeit und die Datensicherheit ist kein Aspekt den er
dabei in irgendeiner Weise selbst berücksichtigen muss.
Der Vortrag von Helmut Pöllinger findet im Rahmen des 9.
Confare CIO SUMMIT am 6/7. April in Wien in den Räumlichkeiten der Schönbrunner
Orangerie statt. Anmeldung und Details auf www.ciosummit.at – Für IT-Manager
ist die Teilnahme kostenlos.
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