Eventmanagement part 4

Erst wenn diese Fragen alle zur Genüge geklärt sind, müssen Sie sich um den Rahmen der Veranstaltung kümmern, Caterer, Band, Kabarettisten buchen, die Einladung gestalten usw.

Die Gestaltung der Einladung soll sich dann vor allem an zwei Dingen orientieren:

1.      Welche Stimmung wird der Event haben  - Business, Social, Info, Diskussion…

2.      Welche Inhalte werden behandelt

Informationen sind wichtiger Motor unseres Gesellschafts- und Geschäftsleben. Sie sind aber auch ziemlich leicht beziehbar. Medien dazu gibt es genug. Spannend sind immer mehr die persönlichen Dimensionen. Ich erlebe immer wieder auf Konferenzen, dass Fachwissen weniger interessiert aufgenommen wird, als anekdotisches Wissen und wiedergegebene Erfahrungen. Das gilt vor allem während des Events.

In der Einladung jedoch ist das anders: In der Einladung kommunizieren Sie praktisches Wissen – nicht Anekdoten sondern Hardfacts. Zeigen Sie, dass die Inhalte Ihrer Veranstaltung komplex und hochkarätig sind. Aber Vorsicht – verfallen Sie nicht in Ihren Unternehmens Fachjargon. Bleiben Sie allgemein verständlich. So interessieren Sie auch Personen, die Ihre Produkte nicht kennen.

Was das Leben von Eventorganisatoren so extrem schwierig macht: Bei der Fülle an angebotenen Veranstaltungen, kann es passieren, dass auch Events wo alles stimmt, zu wenig Teilnehmer haben. Wir haben bei unseren Seminaren und Konferenzen die Erfahrung gemacht, dass herkömmliche Directmailings immer weniger Sinn haben. Mit Aussendungen an 10.000 gut recherchierten Adressen kriegt man nicht mehr als 80 bis 100 Teilnehmer. Wir leben mit dieser Situation schon Jahre und die Finanzkrisen hat die (Zeit-)Budgets unserer Kunden auch nicht gerade ausgebaut.

Wir erleben, dass Netzwerke extrem wichtig sind, um Events mit den richtigen Teilnehmern zu füllen. Das gilt für reale und virtuelle Netzwerke.

Die persönliche Ansprache ist es, mit der Sie Ihren Event positionieren können. Sie müssen also selbst auf Events gehen um Leute kennenzulernen, die für Ihren Event als Teilnehmer in Frage kommen. Sie müssen auf Facebook, Xing usw. unterwegs sein, und am besten auch noch bloggen. Erzählen Sie online die Gesichte Ihres Events und Sie werden Feedback bekommen.

Wenn Sie in die Materie der Eventmanagement und -organisation noch tiefer einsteigen wollen, empfehlen wir Ihnen unser Seminar am 12. November zu diesem Thema.

 

Eventmanagement part 3

Je mehr man sich darüber Gedanken macht, wer zu dem Event kommen soll, umso zielgerichteter kann man ihn ansprechen. Klingt nach einer Binsenweisheit.
Aber was heißt das in der Praxis? Da hilft eines: Holen Sie sich Vergleichswerte. Suchen Sie auf den Webseiten vergleichbarer Unternehmen und schauen Sie sich dort in den Archiven um. Nicht selten finden Sie dort Fotos von Events der Vergangenheit, manchmal sogar mit Namenslisten der Teilnehmer und Referenten. Auch die eigenen Events der Vergangenheit bieten einen guten Input. Schauen Sie sich an, wer da war und wer diesen Teilnehmerkreis noch
gut ergänzen würde. Und wenn Sie wissen wer kommen soll/wird, dann können Sie daran gehen, sich darüber Gedanken zu machen, was für ihn/sie interessant und attraktiv ist. Dabei empfiehlt es sich, so unvoreingenommen wie möglich zu sein.

Generell gibt es bei der Planung eines Events die fünf W-Fragen durchzugehen. Ich fange mit der am wenigsten entscheidenden an:

Wo? Die Location hat fürs erste Mal alle notwendigen technischen und organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Mit einer ausgefallenen
Location kann man Sympathien gewinnen und Attraktivität schaffen. Aber letzten Endes ist sie doch nur Bühne für Ihre Inszenierung. Sie bestimmen den Stellenwert den der Ort in Ihrem Stück hat. Wann? Es gibt immer wieder Zeiten, an denen für eine bestimmte Zielgruppe
Events auf keinen Fall funktionieren. Die großen Messen sollte man terminlich umschiffen und sich ansonsten am besten mit Insidern unterhalten.

Für Leute aus dem Controlling ist ein Event um Jahresabschlusszeit wahrscheinlich sinnlos, während viele Industrieunternehmen im Sommer Betriebsferien machen. Dann noch die Ferienzeiten beachten... Der Termin ist aber nur ein Nebenaspekt. Auf Grund der Fülle an angebotenen Events, ist es fast unmöglich nicht irgendeine Konkurrenzveranstaltung zu übersehen, oder einfach hinnehmen zu müssen.
Wie? Das Format Ihrer Veranstaltung sollte in jedem Fall gut definiert sein. Denn so können Sie entscheiden, was Ihre Teilnehmer mitnehmen: Infos, Stimmungen oder gleich ein Produkt!? Soll diskutiert werden, geht es mehr um Netzwerk, geht es um wohlfühlen?
Was? Welche Infos wollen Sie transportieren? Welchen Input kann Ihr Unternehmen seinen potentiellen Kunden mitgeben? Am besten Sie behalten die erste Frage - das was Sie transportieren wollen - im Hinterkopf und kümmern sich darum, was Ihre Eventteilnehmer brauchen können. Ihren Inhalt können Sie zwischen den Zeilen kommunizieren.
Wer? Um Ihren Event unvergesslich zu machen, ist es fast das wichtigste, dass letztlich auch die richtigen Leute vor Ort zu haben. Wenn Ihre Event-Teilnehmer bei Ihrem Event das passende Netzwerk vorfinden, dann werden sie auch bestimmt den Event als gelungen empfinden. Laden Sie Gastreferenten und Keynote-Speaker ein, die für Ihre Teilnehmer interessant
sind, holen Sie sich Medienpartner und Prominente.

Eventmanagement part 2

Lassen Sie uns kurz zurückdenken, an die Events der letzten Zeit und was uns davon im Gedächtnis geblieben ist. Das riesen Frühlingsfest in der Orangerie mit dem Wahnsinns-Essen und der tollen Band – das hat wohl eine Lawine gekostet. Das Gala Dinner bei dem internationalen Kongress – gut unterhalten, aber nur mit dem Chef. Auf unserem Tisch waren eigentlich nur Leute unseres Unternehmens. Die Hausmesse in den eigenen Firmenräumlichkeiten – Der Teppich wird nie mehr sein was er vorher war.

Haar in der Suppe findet sich bei jeder kreativen Idee und schnell wird klar, dass es wohl das leichteste ist, die Location vom letzten Jahr wieder zu buchen, ebenso Caterer und Band. Es werden wohl auch wieder dieselben Gäste da sein, wie jedes Jahr.

Dieser Zugang ist vielleicht sogar vernünftig. Es kommt ganz darauf an, für wen Sie diesen Event konzipieren wollen. Vielleicht geht es ja wirklich nur darum seine Alteingesessenen Kontakte zu hofieren und einmal im Jahr um sich zu scharen.

Bei manchem Event geht es aber um mehr. Da steht auch der potentielle Neukunde oder Partner auf der Einladungsliste – Personen, die vielleicht das Unternehmen noch gar nicht kennen, oder auf diesem Weg zum ersten mal von ihm hören. Oder es geht darum, das Unternehmen als Know Hoe Träger zu positionieren um längerfristig die Markpräsenz zu untermauern. Alle möglichen Personenkreise kann man auf seiner Veranstaltung für immer zu Fans machen, oder auch sowenig beeindrucken, dass Kunden für immer verloren geht, oder die spannende neue Studie, die man mit viel Manpower erstellt hat, nicht weiter wahrgenommen wird..

Wie jedoch macht man jemanden der noch in keiner besonderen Beziehung zu einem Unternehmen steht auf einer Veranstaltung zu einem Fan?

Eventmanagement part 1

Eventmanagement: Wie man aus der Maße von angebotenen Veranstaltungen heraussticht

Fast jeden Tag findet in Wien eine Konferenz, eine Hausmesse, ein Sektempfang, eine Firmenfeier, oder eine Party, Clubbing usw. statt. Die Flut an Einladungen zu solchen Veranstaltungen nimmt an manchen Tagen ein Drittel aller elektronischen und realen Geschäfts-Post ein. Und so bekommt auch jeden Tag ein Marketer, eine Agentur und manchmal auch einfach die Büroleiterin oder Chefsekretärin den Auftrag einen Event für Kunden und Partner zu gestalten. Lapidar heißt es: ‚Aber es sollte schon was besonderes sein – aja - und kosten sollt‘s nix!‘ Bevor man daran gehen, Buffet und Einladung zu arrangieren, sollte sich die beauftragte Person erst einmal genau damit auseinandersetzen, was der Event bringen soll. In den nächsten Posts von mir geht es darum, wie Sie mit Ihrem Event das erreichen, was Sie erreichen wollen.

Tischfußball beim Industriekongress

Für alle die dieses Jahr wieder am Industrie Magazin Kongress teilnehmen, habe ich gute Neuigkeiten: Auf der von der RLB OÖ ausgerichteten Industrieparty im Anschluss an den ersten Kongresstag (22.06) wird es wieder Tischfussball geben. Die Tische waren letztes Jahr der totale Renner (siehe Nachbericht:: http://www.confare.at/4849_DE-Industriekongress_2009-Rueckbl...

Die Vorfreude und auch die Nervosität vor unserem großen Event steigt! Jetzt werden noch die letzten Details abgestimmt.

Schönen Wochenstart wünscht Alexander Ghezzo

Eventorganisation & Eventmanagement Seminar am 12. November/Wien

Wir sind Eventprofis
Confare ist ein Team von Eventprofis. Wir machen nichts anderes, als Events zu organisieren – als Veranstalter, aber auch in der Rolle der helfenden Hand im Hintergrund. Wir unterstützen Unternehmen bei der Eventkonzeption, der Finanzierung, dem Sponsoring, dem Marketing und der Abwicklung. Dabei gibt es zwei vorrangige Ziele:
Die richtigen und genügend Leute auf den Event zu bekommen, sei es als Keynote Speaker, Sponsor, oder als Teilnehmer
Ein Erlebnis zu schaffen, dass den richtigen Eindruck unvergesslich in die Köpfe der Menschen einprägt

Wir geben unser Know How weiter
Sie organisieren oder planen Events für Ihr Unternehmen, wollen sich dabei nicht an 08/15 Konzepten und engen Budgetvorgaben orientieren? Sie wollen nicht wieder nur die ‚üblichen Verdächtigen‘ vor Ort haben? Holen Sie sich von uns spannende Ideen und Konzepte. Erfahren Sie, was Location, Marketing usw. kosten dürfen und wie Sie diese Kosten niedrig halten.
Wir zeigen Ihnen wie sich Ihr Event von all den üblichen Cocktails und Hausmessen abhebt
Was besonderes zu bieten ist leicht, wenn man 100.000€ in der Hand hat. Es geht aber auch mit weniger Budget. Leute bei Ihrem Event zu begeistern, heißt sie zu Fans machen.
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie sich auf diesem Seminar Anregungen für Ihren nächsten Event holen.

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